Como a metodologia ágil pode otimizar o setor público?

O gerenciamento de projetos no setor público sempre foi um grande desafio. Muitas vezes, os profissionais carecem de recursos suficientes, e contratar soluções que poderiam agilizar os processos pode ser uma tarefa bem demorada. No entanto, muitos desses problemas podem ser resolvidos por meio de ferramentas avançadas de gestão que possuem a metodologia ágil como base.

Mas por que esses problemas ocorrem no sistema público? O que é metodologia ágil e como ela pode ajudar os gestores que atuam no governo? É sobre isso que falaremos neste post. Acompanhe!

O que costuma atrasar projetos no setor público?

O sistema público tem suas particularidades: pressão sociopolítica, burocracias em licitações e prazos delimitados por mandatos. Como resultado disso, muitos gestores do setor não conseguem realizar um planejamento adequado que levaria em conta informações relevantes para a tomada de decisões.

O que está por trás disso, na verdade, é o modelo mental de quem contrata e de quem é contratado — um entrave para a inovação no setor público. Por exemplo, ainda existe a cultura do medo, de que a tecnologia irá substituir integralmente a participação humana na construção de serviços eficientes e alinhados às expectativas da sociedade.

Por conta disso, aquele que contrata, na tentativa de se proteger, cria um contrato cheio de detalhes, que em breve tende a se tornar inflexível e antiquado tecnológica e estrategicamente.

Dessa forma, o contratado quer (e precisa) cumprir o contrato e acaba não percebendo que, conforme o tempo passa, muitas verdades expressas no documento caem por terra.

Quando isso acontece, cumprir as cláusulas torna-se um desperdício para ambos — o contratante não tem seu problema resolvido, e o contratado apenas perdeu tempo em algo que não tem mais valor.

Por fim, os projetos são cancelados ou boa parte deles é refeita para serem adequados à nova realidade.

É certo que as leis impõem algumas restrições, mas existem técnicas e práticas que podem auxiliar esses profissionais a dar andamento nos projetos com maior eficácia e eficiência.

Diante desse cenário, a metodologia ágil, já bem absorvida no ambiente privado, também traz ferramentas que são igualmente úteis no setor público. Vamos entender um pouco mais sobre seu funcionamento.

O que é a metodologia ágil?

Apesar de algumas metodologias ágeis já existirem antes de 2001, foi nesse ano que uma equipe de desenvolvedores criou o Manifesto Ágil, reunindo os princípios e as práticas desse método.

Trata-se de uma maneira de desenvolver projetos com uma visão incremental, geralmente direcionada a processos mais complexos e que estão sujeitos a mudanças ao longo do desenvolvimento. Desse modo, o produto é dividido em partes. Como assim?

Tradicionalmente, o desenvolvimento de um projeto é linear, ou seja, concebe-se um produto (um software, por exemplo) que passará pelas fases de planejamento, execução, teste e, por fim, entrega ou implantação.

Nesse modelo, o sucesso do software estará ligado à sua fidelidade, ao planejamento inicial, ao bom uso dos recursos financeiros e à qualidade final do produto.

No entanto, a evolução tecnológica, as mudanças nas leis e nos hábitos, além das exigências dos usuários, fazem com que um projeto concebido já esteja defasado no momento da entrega.

O método tradicional não permite alterações no projeto ao longo do processo, de modo que é grande o risco de entregar um produto que não mais atende às expectativas do usuário.

A metodologia ágil, por sua vez, permite controlar as mudanças com maior facilidade. Para isso, o software, por exemplo, pode ser dividido em pedaços menores:

• uma versão inicial com as funcionalidades mais gerais, também conhecida como MVP (sigla em inglês para Mínimo Produto Viável);
• um versão intermediária com melhorias e correção de bugs;
• versão final.

Dessa forma, ao longo da construção do produto, é possível fazer incrementos e adaptações conforme as opiniões e as novas exigências dos usuários. Isso garantirá que o produto final atenda às expectativas.

Com um projeto complexo dividido em processos menores, será possível também priorizar tarefas individuais, delegando-as para membros de uma equipe mais capacitados para realizá-las.

Apesar de originalmente ser direcionado ao desenvolvimento de software, esse método pode também ser aplicado a outros tipos de projetos, utilizando-se diferentes metodologias ágeis, tais como:

• Extreme Programming (XP);
• Scrum;
• Lean Development;
• Feature Driven Development;
• Kanban;
• Rational Unified Process (RUP);
• OpenUP.

Cada uma delas tem sua particularidade e práticas mais recomendadas, mas atualmente é mais comum o uso de modelos híbridos, que mesclam as diversas metodologias.

Existem no Brasil diversos cases de sucesso na implementação de metodologias ágeis no desenvolvimento de projetos, como o TSE (Tribunal Superior Eleitoral).

Desde 1986, o órgão iniciou a informatização da Justiça Eleitoral. Em 1995, foram dados os primeiros passos para a informatização do voto. Em 1996, cerca de 30% dos eleitores já podiam realizar o voto eletrônico, processo que se estendeu a todo o território nacional em 2000.

Em todas as fases, o software das urnas eletrônicas (UENUX) recebe atualizações constantes para conferir mais recursos e maior credibilidade e segurança ao processo.

Quais são os benefícios da metodologia ágil?

O seu principal benefício está no foco na entrega antecipada de valor. Na prática, isso significa focar em versões enxutas e funcionais da solução, que serão entregues de forma contínua e incremental e que resolvem os principais problemas do órgão público que está sendo atendido.

Além disso, as leis e os processos mudam, e o software deve acompanhar essa evolução, caso contrário, deixa de ter valor e passa a ser apenas custo. O desenvolvimento ágil, no entanto, auxilia os envolvidos a responderem rapidamente às mudanças sempre focando no que é importante para os usuários naquele momento.

Além disso, é importante envolver o maior número de pessoas possível. O desenvolvimento ágil aproxima as pessoas que estão construindo o software daquelas que vão recebê-lo. Assim, a solução será muito mais aderente ao contexto de todos, e os usuários poderão tirar o máximo proveito da ferramenta.

É fundamental que, especialmente no setor público, os recursos em TI sejam aplicados de forma mais eficiente e eficaz, já que a construção dessas soluções vai afetar direta ou indiretamente o cidadão.

Na Digix, por exemplo, todos os nossos softwares causam esse impacto. Eles auxiliam na gestão dos recursos destinados à merenda escolar, nas parcerias estratégicas entre estado e municípios, nos projetos habitacionais, na avaliação geral das escolas, entre outros. Tais benefícios podem ser usufruídos por órgãos de qualquer instância.

Para atender uma sociedade cada vez mais complexa e exigente, é necessário que o setor público utilize técnicas e ferramentas cada fez mais eficientes, a fim de oferecer serviços com maior qualidade e custos compatíveis. A metodologia ágil veio para suprir essa necessidade.

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