Assinatura digital: agilidade e segurança para a gestão pública

Na gestão pública, a maioria dos documentos precisam ser assinados para que o trâmite interno siga seu fluxo e para que aquela folha de papel tenha validade. Entretanto, é tão grande o volume de documentos, que muitas vezes estes se acumulam e com isso as assinaturas são feitas conforme a prioridade de cada tipo de processo.

Devido aos avanços tecnológicos é possível desburocratizar essa atividade com assinatura digital, diminuindo o tempo gasto, facilitando a rotina do dia a dia e garantindo a segurança com a certificação ICP-Brasil.

Apesar de ser uma prática cada vez mais comum na administração pública, a assinatura digital ainda gera algumas dúvidas, por isso, listamos alguns tópicos que você precisa saber sobre essa atividade.

A principal dúvida ainda é sobre a validade jurídica destes documentos. Desde 24 de agosto de 2001, quando entrou em vigor a medida provisória nº 2.200-2, os documentos eletrônicos passaram a ter garantia jurídica.

De acordo com a MP, a legalidade não é exclusividade para a assinatura eletrônica com certificação digital. Qualquer outra forma de assinatura eletrônica também é válida, desde que admitida pelas partes ou aceita pela pessoa a quem for oposto o documento.

Para proporcionar ainda mais benefícios para a gestão pública, a assinatura digital pode ser unificada com outras funcionalidades. Um bom exemplo disso é a solução tecnológica Papel Zero, que realiza todo o processo de tramitação de documentos, incluindo a etapa de assinaturas.

Uma das possibilidades dentro da ferramenta é transformar horas de trabalhos em apenas alguns cliques com a realização de assinaturas em lotes, ou seja, assinar vários documentos de uma só vez.

Outro ponto positivo da solução é que não há um limite para a quantidade de signatários de um documento. Inclusive, a solicitação pode ser encaminhada, simultaneamente, para todos os signatários, proporcionando maior agilidade ao processo e eliminando a possibilidade de perda e extravio de documentos.

Esses documentos ainda podem ser compartilhados com pessoas que não possuem acesso ao sistema para realizarem a assinatura e/ou consulta. Em caso de assinatura, também é possível escolher o tipo de assinatura necessária daquele signatário (digital ou eletrônica).

O melhor é que, além de não precisar de documentos físicos, a assinatura digital pode ser realizada diretamente do celular, seja por meio do seu certificado digital ICP-Brasil, por login e senha ou SMS.

Com acesso disponível em dispositivos móveis também é possível visualizar em tempo real o andamento do processo, assim como, as solicitações pendentes e executadas, possibilitando identificar gargalos e organizar as ações necessárias.

Além disso, o criador do processo é notificado sempre que algo acontece, seja um impedimento, uma assinatura, uma solicitação resolvida. Já os interessados podem ser comunicados, mediante configuração, sempre que um impedimento for cadastrado.

E desta forma, com a união da assinatura digital com soluções tecnológicas, a gestão pública consegue reduzir o tempo para assinar e gerenciar os processos de uma forma rápida e, principalmente, segura.

Saiba mais:

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