É possível aplicar o Business Intelligence nos órgãos públicos?

A gestão do poder público tem exigido cada vez mais capacidade dos gestores. Isso faz com que a aplicação de soluções tecnológicas seja considerada essencial, principalmente, se formos olhar a questão estratégica deste segmento, que requer a menor utilização de recursos, redução de desperdícios, sem deixar de lado os resultados efetivos.

Para otimizar os processos, é preciso encontrar as ferramentas certas. Por isso, a seguir você entenderá o que é Business Intelligence, qual a sua importância para os órgãos públicos e como isso pode beneficiar o trabalho no segmento. Confira!

O que é Business Intelligence?

O termo Business Intelligence refere-se a tecnologias, aplicações e práticas que ajudam na análise e integração de informações sobre um determinado negócio. A proposta dessa ferramenta é trazer uma melhor tomada de decisão para dentro das organizações, suportando para isso os argumentos em dados vindos de diferentes fontes. A ferramenta é capaz de reunir todas essas informações em um único lugar.

A coleção de dados é chamada de Data Warehousing e trabalha de forma integrativa, criando o que chamamos de repositório central de dados. Com a grande quantidade deles, se faz necessária a aplicação do Data Mining, processo que consiste em explorar grandes quantidades de dados à procura de padrões e, assim, extrair informações cruciais dentro da organização.

Dessa maneira, o BI ajuda a organização a fazer a estruturação de um planejamento estratégico, estabelecendo ações que agreguem valor ao trabalho desenvolvido e aos serviços por ela prestados. No entanto, os benefícios não se concentram apenas nessa questão.

O Business Intelligence traz agilidade quanto à tomada de decisão, potencializando a eficácia operacional e otimizando processos. Imagine que você precise tomar uma decisão importante que afetará diretamente o orçamento — por meio de um relatório exibido pelos dados de BI, você consegue saber o que fazer em um curto espaço de tempo. Isso dará escalabilidade aos processos, além de poupar esforço da equipe.

É possível aplicar o Business Intelligence em órgãos públicos?

O Business Intelligence é comumente aplicado em empresas e é comprovada a sua eficácia. Mas e quando se trata de órgãos públicos, a ferramenta tem a mesma eficácia? A resposta é sim. Independentemente de ser de poder público municipal, estadual ou federal, os ganhos são variados, começando pela unificação governamental.

Ao utilizar o BI atrelado a outros softwares, o órgão consegue ter um ponto único de reunião de dados. Com isso, os gestores conseguem ter todos os processos centralizados e o benefício se estende aos cidadãos que utilizam os serviços públicos.

Outro ponto que vale a pena ser mencionado é a questão da transparência. A administração transparente é essencial quando se trata do poder público e nada melhor do que a tecnologia. Sem contar a automatização da rotina, que diminui os custos relativos aos setores.

Diversos órgãos já fazem a aplicação da ferramenta, dependendo dela para a fiscalização de receitas que, depois, passarão por processos de auditoria. Quando isso acontece, é possível acessar os dados em tempo real e verificar a sua confiabilidade antes mesmo que eles sejam repassados.

Como isso pode ser feito?

Considerando uma série de metodologias de gestão implementadas por ferramentas de software, o BI nos órgãos públicos atua na coleta, organização, análise e compartilhamento, além de fazer o monitoramento de dados, capazes de oferecer suporte à gestão da instituição.

Não importa o sistema que o órgão público tenha. As ferramentas de BI possibilitam a formatação de dados presentes em planilhas, gráficos, tabelas, entre outros. Ela funcionará como um facilitador de processos, permitindo obter informações de sistemas legados da instituição. Portanto, há diversas aplicações que podem ser adotadas.

Utilização da verba pública

A questão dos recursos e finanças no setor público é algo delicado, afinal, tudo precisa estar especificado e o dinheiro deverá ser distribuído de maneira justa, a fim de prover serviços para os cidadãos. O Business Intelligence é uma solução feita justamente para evitar que tais informações se percam ou sejam inseridas de maneira errônea no sistema.

Sem contar que, por meio das planilhas, os gestores conseguem prever cenários, agindo assim com maior precisão na tomada de decisões. Por exemplo, a ferramenta poderá ser usada para analisar dados e propostas para as áreas que mais precisam de recursos e como isso será alocado.

Acesso à informação

Uma das maiores preocupações da administração pública atual é com relação à transparência e acesso da informação, não só por parte dos servidores, mas também dos cidadãos. A ideia de aplicação do BI nesse sentido é gerar dados que sejam confiáveis, favorecendo a tomada de decisões importantes, além de também garantir que isso logo esteja no sistema ao alcance das pessoas.

Além de evitar um trabalho manual que demoraria muito mais tempo, o uso da ferramenta garante a fidelidade dos dados. Se um relatório antes demorava meses para ser emitido, dada a necessidade de reunir dados de setores distintos, com a tecnologia isso acontece dentro de poucas horas.

Redução dos riscos de problemas

Por ser uma tecnologia moderna, que reúne dados de diferentes fontes, integrando-os, o BI tem a capacidade de reduzir os riscos de problemas dentro dos órgãos públicos. E o que isso significa? Informações dissonantes ou erradas são facilmente identificadas dependendo dos padrões configurados no sistema, evitando o seu repasse.

Consequentemente, o trabalho dos setores se torna mais produtivo, facilitando todo o processo de adequação à legislação e ética aos quais os órgãos públicos estão submetidos. Sem conta, as respostas rápidas dadas à sociedade, que é a principal interessada na eficácia dos serviços, tornando a gestão de processos mais qualificada.

Para que tudo isso seja possível, é essencial a adoção de um sistema de gestão pública em cloud computing. Ele permitirá o gerenciamento de dados da instituição de maneira ágil e segura, disponibilizando aos gestores os dados dos setores em tempo real, inclusive por meio de dispositivos móveis.

Assim, podemos destacar que, ao integrar soluções de BI ao sistema de gestão pública, passa a ser viável analisar os dados por meio de gráficos e tabelas, o que ajuda a consolidá-los disponibilizando-os em diferentes plataformas.

Respondendo à pergunta que dá título a este artigo, é sim possível aplicar o Business Intelligence aos órgãos públicos. Para isso, é fundamental contar com as tecnologias certas para embasar esse trabalho.

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