Como a metodologia ágil pode ser utilizada na gestão pública?

A agilidade é uma questão de grande relevância para as organizações. Com as mudanças constantes do mercado e uma maior exigência do público por serviços expressos, o tema entrou em voga até mesmo na gestão pública, muitas vezes associada à alta burocracia e à morosidade em seus processos. Foi então que o movimento da metodologia ágil entrou em ação na maneira como os softwares são feitos.

No entanto, ele ainda precisa se expandir para as próprias repartições públicas. Neste artigo, explicaremos melhor sobre o conceito, a utilização da confecção dos sistemas da Digix e a sua melhor forma de implementação. Confira!

Afinal, o que é a metodologia ágil?

A metodologia ágil é o termo utilizado para descrever um método alternativo de gerenciamento de projetos. Há algumas décadas, as empresas notaram que, ao seguir etapas para gerenciar suas demandas de maneira sequencial, muitos problemas eram gerados. Isso acontecia porque uma fase só poderia ser iniciada quando a anterior fosse concluída na sua totalidade, o que costumava atrasar as entregas.

Os japoneses criaram então o Kanban ainda nos anos 1960, um dos modelos de metodologia ágil mais famosos. O objetivo era ajudar as empresas a lidarem com imprevistos dentro de seus projetos, trabalhando para isso com o estímulo à interação entre os colaboradores.

Nesse caso, o processo funcionava como uma técnica de gestão para filas no controle de estoque, aplicada pela primeira vez na fábrica da Toyota. A introdução desse método foi de grande valia para obter entregas mais rápidas e alta qualidade no produto final fruto do projeto, conferindo maior independência dos setores, sem perder a sinergia de um bom resultado.

Manifesto ágil

Trazendo o agile para a realidade tecnológica, em 2001, cerca de 17 profissionais se reuniram para criar uma declaração com valores e princípios essenciais para o desenvolvimento de softwares chamado manifesto ágil.

Esses profissionais que já utilizam métodos ágeis como o SCRUM foram os responsáveis por criar o manifesto, que conta com 12 princípios, como a satisfação do cliente por meio da entrega contínua de valor, estabelecimento de softwares funcionais e arquitetura melhorada, contínua simplificação de processos, entre outros.

Quais as vantagens da metodologia ágil?

Um estudo promovido pela PwC mostrou que os projetos que adotavam a metodologia ágil como premissa básica de sua continuidade eram 28% mais bem-sucedidos que o modelo tradicional. O fato de trazer mais eficiência por si só já é uma grande vantagem do agile, mas existem outros pontos a serem considerados, especialmente quando se trata da produção de um software utilizado na gestão pública.

Proporciona entregas antecipadas

Para Stéfano dos Santos, gerente de TI da Digix, uma equipe focada em metodologias mais tradicionais demora mais tempo no desenvolvimento de uma solução. Segundo seu relato, no desenvolvimento ágil você faz entregas antecipadas, vai pensar em um produto mínimo viável (MVP de Minimum Viable Product), sendo que as pessoas precisam se dedicar a cada etapa no tempo certo, a fim de desenvolver a primeira parte do produto.

Com a primeira entrega, o cliente já começa a utilizar o software e obter os benefícios disso. Uma equipe tradicional demoraria cerca de 2 anos para construir uma solução e, no fim desse período, o produto final seria entregue ao cliente.

Só então ele poderia usufruir dos benefícios da solução — seja a redução do tempo, do custo ou qualquer outro propósito. Esse aspecto seria especialmente importante, levando em consideração a aplicação dos softwares de gestão pública, que precisam resolver a morosidade dos processos.

Melhora a satisfação do usuário final

Outro ponto benéfico é o aumento da satisfação do cliente, no caso, o órgão público. O funcionalismo público geralmente é constituído por pessoas de carreira, que têm anos de trabalho.

Segundo, o gerente de TI da Digix, elas têm o hábito de resolver os problemas de determinada forma. A ideia da aplicação da metodologia no software vai reduzir tempo de uma série de processos do cliente, que eram mais burocráticos e dependiam de envio de documentos físicos de um lugar para o outro. “Foi com a ajuda da tecnologia que a execução de alguns processos passou a ter mais celeridade”, diz Stéfano.

Traz maior segurança

A metodologia ágil aplicada aos softwares também está atrelada ao compliance em relação à legislação em vigor no Brasil. Muitos dos softwares implementados na gestão pública são baseados em leis, e elas precisam ser seguidas.

Quando uma pessoa está operando manualmente determinadas questões, mesmo que não seja de má fé, ela pode errar na execução da lei, o que acarretaria problemas sérios para o órgão público ou mesmo para o gestor.

Na Digix, por exemplo, a metodologia ajuda na programação do sistema, para que não haja falhas e ele traga segurança para a população, ou seja, não há nenhum tipo de intervenção humana que cause algum tipo de problema para a população.

Como iniciar o processo?

O processo de aplicação da metodologia ágil nos softwares para a gestão pública já é uma realidade. Ao menos na Digix, o foco tem sido trabalhar essa questão. Para o gerente de TI da empresa, as repartições públicas podem sim aplicar o método, obtendo maior celeridade nos processos, mas, para isso, é preciso uma real motivação para que o movimento flua.

Para Stéfano Santos, não é preciso uma maturidade maior, e sim interesse em fazer acontecer e endereçar os problemas deles a esse tipo de solução. É possível eliminar gargalos e desperdícios, além de verificar onde algumas burocracias estão emperrando e determinados processos podem ser mais rápidos.

Com a utilização da metodologia, seria possível identificar, por exemplo, que tudo está parando no jurídico, permitindo tomar uma ação para isso, aumentar o número de funcionários lá ou identificar uma forma de reduzir esses gargalos. É o mesmo processo feito com software, mas num contexto diferente.

Qual o passo a passo para implementação no setor público?

Pensando justamente em trazer isso para a realidade do órgão público, trouxemos um passo a passo simples para iniciar o processo de implementação da solução.

Foque no planejamento

O planejamento é a chave de sucesso da implementação de uma metodologia ágil. É preciso analisar as possibilidades, pois existem diferentes ferramentas a serem usadas e elas devem se encaixar nas demandas da gestão, a fim de saber qual o trabalho necessário para concluir determinado projeto.

Alinhe as expectativas

Depois de planejar, é preciso alinhar as expectativas junto aos colaboradores que utilizarão o software; eles precisam compreender o valor da aplicação e serem motivados a fazer uso da solução para facilitar o cotidiano.

Aprenda com os erros

Com certeza, existem processos que têm falhas em sua execução. A aplicação da metodologia ágil serve justamente para a identificação desses problemas, que servirá como base para aprendizado em procedimentos futuros. A ideia é trabalhar em cima desse erro a fim de que a equipe se torne mais eficiente e produtiva.

Treine o grupo

Um dos principais valores do manifesto ágil é promover a maior interação entre indivíduos. A ideia desse treinamento é justamente integrar os colaboradores para que eles executem, em tempo hábil, as tarefas pelas quais são responsáveis, usando os sistemas disponíveis a seu favor.

Como vimos ao longo deste artigo, a metodologia ágil é um tema cada vez mais importante para os gestores públicos que desejam aplicar a transformação digital nas instituições pelas quais são responsáveis. Além de maior flexibilidade, o método ajuda na obtenção de satisfação do cliente, trazendo escalabilidade e transparência para a administração.

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