Benefícios da digitalização para a gestão pública

As atividades diárias dos servidores públicos envolvem diversos documentos e processos que são tramitados para diferentes setores até serem finalizados e arquivados.  

Acontece que, na maioria dos casos, é uma grande quantidade de papéis que precisam ser armazenados por um determinado tempo, respeitando a tabela de temporalidade de documentos. 

Por isso, a gestão documental torna-se um conjunto de processos que merece bastante atenção, já que envolve a produção, organização e o armazenamento de documentos.  

Uma opção para otimizar ainda mais a gestão documental é a digitalização de documentos, pois vai proporcionar segurança das informações, no cumprimento das tabelas de temporalidade e até mesmo de possíveis extravios de documentos. 

Em 2020, foi publicado o Decreto nº 10.278 que estabelece a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.  

Continue a leitura e confira a seguir os principais benefícios da digitalização de documentos para a gestão pública:  

> Acesso a informações organizadas em pastas de fácil busca e acesso

> Aumento na confiabilidade dos dados 

> Maior produtividade nas atividades, já que todas as informações estarão disponíveis a um clique 

> Melhoria do espaço físico e, consequentemente, na saúde do servidor público  

> Documentos preservados integralmente, sem chances de rasuras

> Diminuição nos extravios de documentos  

> Conformidade legal com a tabela de temporalidade 

Outro ponto positivo é que algumas soluções tecnológicas, como o software Horus, possuem um mecanismo potente de busca por similaridade, onde é possível localizar documentos a partir de fragmentos de textos.  

Todos esses benefícios da digitalização atuam diretamente para eliminar o retrabalho, altos custos, arquivos lotados, além dos riscos de segurança de dados e conformidade na gestão pública.  

Se a sua ideia é inovar, entre em contato com nossos especialistas e conheça softwares que vão impactar positivamente a sua administração.  

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