Entenda como o outsourcing de TI funciona para o setor público

A tecnologia da informação é uma atividade cada vez mais valiosa para o setor público. Um dos motivos é propiciar condições de reduzir custos, aumentar a produtividade e elevar o grau de transparência das ações. Mas será que é viável fazer isso de maneira mais estratégica? A resposta é apostar no outsourcing de TI.

Essa iniciativa consiste em terceirizar alguns serviços de TI de um órgão público, fazendo com que haja um maior foco no gerenciamento das atividades e na elaboração de projetos relacionados com a melhoria da qualidade de vida dos cidadãos. Dessa forma, a administração pública atua de forma mais estratégica.

Com a intenção de ajudá-lo a compreender essa tendência, vamos mostrar a relevância da tecnologia da informação no setor público, o funcionamento de outsourcing e exemplos de como essa prática já está contribuindo para melhorar a performance. Confira!

Tecnologia: essencial para a gestão pública

Ignorar os avanços tecnológicos é um erro grave para qualquer administrador. Uma forma de adotar novas práticas é considerar a TI uma peça-chave para inovar e gerar melhores resultados.

Pensando nisso, vamos apresentar tendências que estão influenciando o mercado de trabalho no setor público e na iniciativa privada. Acompanhe!

Ambiente digital

Os funcionários vão recorrer, cada vez mais, aos recursos tecnológicos para alcançarem os seus objetivos e prestarem um serviço de qualidade. Em algumas organizações, a videoconferência já está sendo utilizada para promover reuniões com pessoas situadas em locais diferentes, otimizando o tempo dos profissionais e reduzindo os custos com deslocamentos.

Outra novidade é a telemedicina, que possibilita que especialistas do setor de saúde acompanhem em tempo real uma cirurgia ou uma consulta. Dessa forma, o paciente recebe um suporte de vários profissionais, tendo um diagnóstico mais preciso e um tratamento eficiente.

Gestão participativa

O cidadão gosta de ser ouvido e ter as suas demandas resolvidas o mais rápido possível. Ficar muito tempo ao telefone para registrar um pedido ou uma reclamação é um equívoco lamentável.

Nesse cenário, é fundamental contar com ferramentas que permitam às pessoas participarem da gestão pública. Por exemplo, um aplicativo pode ser criado para serem feitas sugestões para o orçamento de um município ou estado.

Também é possível ter websites ou apps em que os contribuintes possam cobrar medidas dos governantes e acompanhar o andamento dessas solicitações.

Para oferecer esses serviços, a administração pública deve contar com soluções bem desenvolvidas e que contem com suporte para o bom funcionamento da infraestrutura (redes, equipamentos, recursos de segurança da informação etc.).

Dados abertos

Permitir que um cidadão desenvolva um app para acompanhar como as verbas de um hospital público estão sendo gerenciadas parece ser uma realidade muito distante.

Contudo, isso pode ser perfeitamente viável desde que haja iniciativas voltadas para a oferta de dados abertos — informações que estão acessíveis e podem ser usadas para a realização de estudos e o desenvolvimento de softwares.

Essa tendência está se fortalecendo com o foco no governo digital em várias partes do mundo. Uma das razões é que a tecnologia da informação fornece dados do setor público em tempo real e com alto nível de disponibilidade.

Cidades inteligentes

Com o advento da Internet das Coisas (IoT), diversos equipamentos estão conectados à rede mundial de computadores. Como esse fato interfere no cotidiano de uma cidade? A resposta é o aumento da presença de novas tecnologias para aperfeiçoar a administração pública.

Por exemplo, alguns municípios contam com câmeras de videomonitoramento. Elas permitem não apenas agilizar o atendimento a vítimas de um acidente de trânsito, mas também flagrar práticas criminosas, ajudando, assim, no combate à violência.

Outro caso interessante é dos sinais de trânsito que podem ter o tempo controlado, de acordo com o fluxo de veículos. A medida contribui para melhorar o deslocamento das pessoas e reduzir os engarrafamentos.

Outsourcing de TI: alternativa para os gestores públicos

Em um momento de escassez de recursos financeiros, a administração pública precisa encontrar formas de oferecer serviços mais qualificados investindo menos dinheiro.

Parece ser algo impossível de ser realizado, mas não é. Uma forma de reduzir gastos e otimizar as ações é por meio do outsourcing de TI.

Antes de optar pela terceirização, é recomendado seguir alguns procedimentos para efetivá-la com sucesso, por exemplo:

• diagnóstico das necessidades: verificar o que deve ser feito para aprimorar os serviços de tecnologia da informação de um órgão público;
• definição clara das ações a serem feitas: o fornecedor deve respeitar os acordos de nível de serviço (SLA) que devem ser estabelecidos em conjunto;
• foco na gestão da mudança: conscientizar os gestores e o servidor público de que o outsourcing de TI é essencial para melhorar o atendimento ao cidadão;
• avaliação constante do serviço: acompanhar o andamento dos trabalhos é crucial para corrigir erros e alcançar resultados expressivos;
• processo de contratação bem-elaborado: o edital de licitação deve ser claro, abrangente e objetivo para dar transparência ao processo e segurança aos participantes.

Se o gestor público seguir os passos acima, terá uma série de vantagens com a terceirização dos serviços de TI, como:

• acesso simples e rápido às tecnologias mais usadas pelo mercado;
• aumento da produtividade;
• cultura mais voltada para a inovação;
• gestão mais transparente;
• mais agilidade no desenvolvimento de sistemas;
• oferta de serviços digitais mais qualificada;
• redução de custos;
• servidores públicos mais motivados e engajados.

Dependendo do investimento a ser feito no outsourcing de TI, o gestor público pode optar pela Parceira Público-Privada (PPP). Ela consiste em uma ação em que a administração pública contrata por licitação uma empresa por um valor superior a R$ 20 milhões para a execução de uma obra ou serviço.

Exemplos: resultados da terceirização na prática

Não é uma decisão simples optar por terceirizar os serviços de TI. No caso da administração pública, o planejamento e a organização são necessários para a medida alcançar a performance ideal.

A Secretaria de Estado do Mato Grosso do Sul (SED-MS), por exemplo, resolveu contratar uma empresa para desenvolver sistemas para melhorar a qualidade dos serviços. O órgão conta com o Cheff Escolar, que contribui para melhorar a oferta da merenda escolar por meio das seguintes ações:

• facilitar a gestão dos recursos do Programa Nacional de Alimentação Escolar (PNAE) nos estados;
• melhorar o cadastro dos fornecedores, a contratação e a prestação de contas;
• tornar mais eficiente o controle do estoque;
• aperfeiçoar a montagem do cardápio da merenda, considerando os hábitos e as necessidades alimentares dos estudantes.

A SED-MS também está conseguindo bons resultados com o Nexxus. Esse sistema é responsável pela gestão de convênios e possibilita a economia de gastos com papel, combustível, entre outros itens.

O software faz com que a administração pública tenha uma série de benefícios, por exemplo:

• agilidade para formalizar parcerias;
• condições de fazer o repasse dos recursos dos convênios com mais rapidez;
• maior foco na transparência das ações;
• mais atenção com as normas dos órgãos fiscalizadores.

No caso do transporte escolar, o Nexxus verifica dados relativos ao veículo e ao motorista. Dessa forma, constata se a documentação do automóvel e a do condutor estão em situação regular, proporcionando mais segurança aos estudantes.

A ferramenta ainda se destaca por reduzir a burocracia. Por exemplo, hoje é possível obter uma autorização para comprar um equipamento em 15 dias. Anteriormente, esse prazo era de 45 dias. Ou seja, houve uma redução significativa do trâmite do processo. Isso é fundamental para o setor público ser mais ágil e eficiente.

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