O que é Governança Digital? Um guia completo sobre o decreto 8.638

A tecnologia é fundamental para o setor público evoluir e prestar melhores serviços para os cidadãos. Reduzir o tempo de atendimento e tornar os processos mais ágeis são medidas que proporcionam melhor qualidade de vida à população. Mas de que maneira é possível tirar boas ideias do papel e colocá-las em prática? Uma boa alternativa é por meio da Governança Digital.

É necessário que a administração pública crie um ambiente favorável para a implantação de iniciativas que tenham um impacto positivo na qualidade dos serviços. Além de investir em equipamentos, softwares e redes, os governantes devem fazer com que os servidores públicos estejam focados na transformação digital.

Neste post, vamos apresentar o conceito de Governança Digital e mostrar fatores importantes para efetivá-la no setor público. Confira!

O que é Governança Digital?

Há muitas definições para esse termo, que engloba a iniciativa privada e a administração pública. A Governança Digital é um fator estratégico para gerar conhecimento e inovação por meio de tecnologias que proporcionam melhorias na qualidade de vida da sociedade.

O avanço tecnológico não pode ser visto somente como uma maneira de gerar velocidade e redução de custos para as organizações. Ele também tem a finalidade de fazer com que as instituições estabeleçam uma relação de parceria com o público-alvo.

Na administração pública, devem ser seguidos alguns princípios para que haja mais governabilidade por meio de práticas relacionadas à digitalização dos serviços, como:

• adotar uma cultura que valorize os dados para a tomada de decisões;
• possibilitar uma maior participação da sociedade nos processos de montagem e implementação de projetos;
• proporcionar mais transparência nas ações governamentais, com a divulgação do uso dos recursos financeiros para a gestão do patrimônio;
• ter como prioridade o gerenciamento de riscos sobre aspectos relacionados à privacidade e à segurança digital;
• trabalhar com iniciativas que possam aperfeiçoar e aumentar a confiança nos serviços governamentais online.

Com certeza, é necessário muito planejamento, organização e foco para que a tecnologia contribua para a governabilidade de maneira ampla no Brasil.

Essa ação precisa contar com o apoio dos gestores e dos servidores públicos. Ambos devem considerar que o avanço tecnológico não pode ficar restrito apenas à iniciativa privada.

Hoje, o cidadão não é apenas um cliente da administração pública, e sim um parceiro para a formulação e a execução de políticas estatais. Portanto, entender o conceito e os princípios de Governança Digital é uma forma de consolidar uma relação mais próxima com a população.  

Como fazer governança digital na prática?

No Brasil, a publicação do Decreto 8.638/2016 pode ser considerada um marco importante para o Governo Federal expandir a capacidade de usar os recursos tecnológicos e aperfeiçoar os serviços.

Para essa norma sair do papel, estão sendo efetivadas uma série de ações. Uma delas é o crescimento da interoperabilidade, que consiste em viabilizar o trabalho de vários sistemas em conjunto.

Um exemplo é a diminuição do número de documentos exigidos para a emissão de passaporte, devido à integração entre programas do Ministério da Defesa, da Polícia Federal e do Tribunal Superior Eleitoral (TSE).

O Decreto também determina o compartilhamento de dados entre todos os órgãos federais. Anteriormente, havia apenas a distribuição de informações de maneira bilateral e por um período limitado, o que fazia com que o conteúdo ficasse desatualizado em pouco tempo.

Outra iniciativa importante foi o Censo de Serviços, que permitiu o mapeamento dos trabalhos prestados pelo Poder Executivo Federal. Isso contribuiu para o desenvolvimento do Portal de Serviços, em que o cidadão, empresas e Organizações Não Governamentais (ONGs) podem resolver demandas ou obter informações para resolvê-las.

A nova legislação também favoreceu o surgimento, em 2017, do GovData. Esse recurso permitiu que os órgãos públicos pudessem cruzar as bases de dados entre si, possibilitando a geração de informações estratégicas.

Desafios

No Brasil, existem alguns obstáculos que devem ser superados para concretizar a Governança Digital no setor público, como:

• limitação de recursos financeiros;
• falta de conhecimento técnico sobre como efetivar o governo eletrônico;
• resistência cultural a mudanças por parte de gestores e servidores públicos;
• dificuldades de promover uma comunicação eficiente com o público-alvo.

Sem dúvida, esses desafios devem ser enfrentados com ações bem elaboradas e executadas. Do contrário, muitas ideias interessantes para aperfeiçoar o setor público podem ficar apenas no papel.

Qual é o funcionamento do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)?

A gestão de documentos prioriza a economia e a eficácia na elaboração e na utilização de documentos, para que as informações estejam disponíveis para os cidadãos ou para um grupo restrito de pessoas. Ela tem como um dos seus princípios viabilizar o pleno acesso aos dados necessários para garantir direitos e viabilizar um cenário favorável para a tomada de decisão.

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é uma atividade que precisa ser mais bem estruturada na administração pública, porque permite à população facilidade de acesso a informações sobre os serviços prestados.

O GED deve contar com um sistema para armazenar e recuperar dados. A ferramenta ainda deve possibilitar o upload de arquivos e apresentar algumas características, como:

• capacidade de propiciar o compartilhamento de informações entre os órgãos públicos;
• condições de arquivar diversos tipos de documentos;
• possibilidade de fazer pesquisas no sistema;
• presença de recursos que favoreçam a atualização e o atendimento à legislação.
• requisitos de segurança que evitem o acesso indevido aos dados.

Com o Gerenciamento Eletrônico de Documentos é possível obter uma série de vantagens:

• agilidade no acesso aos documentos e aos dados;
• controle eficiente do fluxo de documentos;
• mais transparência nos atos administrativos;
• melhoria na organização dos arquivos;
• preservação do patrimônio documental;
• redução de gastos públicos.

A administração pública está mais consciente do poder da tecnologia para expandir a oferta de serviços digitais. Com o objetivo de consolidar um padrão de atendimento mais rápido e atento às demandas da sociedade, já são realizadas parcerias importantes entre a iniciativa privada e o setor público.

Um bom exemplo vem do Mato Grosso do Sul, onde o Governo do Estado junto com a Digix já executaram ações importantes para modernizar a gestão. Uma delas é a adoção do sistema Nexxus, que permitiu à Secretaria de Estado de Educação diminuir de 60 para 20 dias o tempo para celebrar os convênios.

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