Tramitação digital de processos: como entregar tecnologia no setor público?

10,5 bilhões de dólares: esse foi o valor investido em software no Brasil em 2018. O crescimento de 9,8% em relação ao ano anterior superou a média mundial de investimentos em TI, que foi de 6,7%, segundo a Associação Brasileira das Empresas de Software, ABES.

O número mostra a abertura do mercado às novidades e a busca do país por estar no mesmo patamar das nações que já têm sistemas tecnológicos mais robustos. Vale lembrar que isso tem impactado também a realidade do setor público.

Há algum tempo, a própria legislação regulamentou a transformação, a fim de promover maior escalabilidade de processos, tornar a imagem do segmento menos engessada diante da sociedade e desburocratizar os serviços.

Mas, afinal, como entregar tecnologia no setor público de maneira eficiente? A resposta está na tramitação digital de processos. Neste artigo, explicaremos como funciona tal procedimento. Para isso, apresentaremos o que diz a Lei e também os benefícios da informatização no âmbito público. Continue a leitura!

Como funciona a tramitação digital?

Obrigatoriamente, a tramitação eletrônica deve oferecer as ferramentas necessárias para a verificação tanto de autoria quanto de integridades de documentos que estão em processos administrativos eletrônicos. A ideia é garantir eficácia nas ações governamentais, segurança e proteção de dados, bem como a realização transparente de processos, facilitando o acesso do cidadão a qualquer processo.

O decreto nº 8.539, de 2015, dispõe sobre o uso de meios eletrônicos para a realização de processos administrativos nos órgãos e entidades da administração pública federal. Desde então, a gestão dos órgãos federais obrigatoriamente precisa passar por um processo de digitalização.

Segundo o artigo, é preciso considerar definições como documento e documento digital, bem como o processo administrativo eletrônico. Considerando tais especificidades, de acordo com o artigo 3º os objetivos da tramitação estão embasados em:

I — assegurar a eficiência, a eficácia e a efetividade da ação governamental e promover a adequação entre meios, ações, impactos e resultados;

II — promover a utilização de meios eletrônicos para a realização dos processos administrativos com segurança, transparência e economicidade;

III — ampliar a sustentabilidade ambiental com o uso da tecnologia da informação e da comunicação; e

IV — facilitar o acesso do cidadão às instâncias administrativas.

A exceção acontece quando um ato processual for inviável de ser realizado online ou o sistema estiver indisponível de maneira prolongada, causando um dano relevante à agilidade do processo. Outro ponto importante diz respeito à certificação. Segundo o artigo 6º

“a autoria, a autenticidade e a integridade dos documentos e da assinatura, nos processos administrativos eletrônicos, poderão ser obtidas por meio de certificado digital emitida no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira — ICP-Brasil, observados os padrões definidos por essa Infraestrutura”.

Quais os benefícios de adotar tal tecnologia no setor público?

Mais do que uma obrigação, a tramitação digital de processos busca ser uma fonte de diferentes benefícios para a administração pública, o que reflete por sua vez em serviços mais proveitosos para toda a população atendida pelo órgão em questão.

Maior transparência

A Constituição Federal prevê em suas regras que a informação deve estar acessível a todos os cidadãos. Tanto é que existe uma Lei de Transparência em vigor que firma tal ação. Portanto, contar com um sistema tecnológico permite que essa troca de dados aconteça de maneira facilitada.

Vale lembrar que hoje os cidadãos se encontram mais engajados nos processos políticos, e isso faz com que eles demandem maior transparência e acesso à informação de qualidade. Tal comportamento gera um trabalho por parte dos representantes políticos de mostrar como e onde estão sendo investidos os recursos da gestão pública. Por isso, é importante destacar que adotar a informatização é ajudar na transparência e, consequentemente, na aproximação das decisões públicas da população.

Segurança

A segurança da informação é uma questão ainda delicada a ser tratada pelos órgãos públicos. Bilhões são investidos anualmente em todo o mundo, não só pelos provedores de softwares, mas também pelas organizações, para proteger os dados que estão sob a sua posse, já que casos de vazamento de informações ainda são comuns.

A ideia ao implementar a tramitação digital é justamente garantir maior confiabilidade na troca de dados, visto que somente pessoas autorizadas poderão modificá-lo — tudo isso sob sistemas criptografados, que impedem invasões. No próprio decreto há um item que discorre sobre o assunto:

Art. 19. A guarda dos documentos digitais e processos administrativos eletrônicos considerados de valor permanente deverá estar de acordo com as normas previstas pela instituição arquivística pública responsável por sua custódia, incluindo a compatibilidade de suporte e de formato, a documentação técnica necessária para interpretar o documento e os instrumentos que permitam a sua identificação e o controle no momento de seu recolhimento.

Sustentabilidade

A sustentabilidade é um outro ponto de constante discussão na sociedade e cabe ao setor público dar o exemplo, implementando soluções que promovam um menor uso de recursos naturais em seus processos. A tramitação digital de processos, por exemplo, ajuda a proteger o meio ambiente, por focar no uso zero de papel.

Ao investir em tecnologia, o setor público comporta práticas de maior responsabilidade, refletindo na economia de recursos ambientais.

Redução de custos

Falando em sustentabilidade e na diminuição de uso de papel, outro benefício a ser destacado quando há a tramitação digital de processos é a redução de custos. Há o desencadeamento de redução de vários gastos, como transporte e até mesmo espaço para armazenamento de documentos.

Como todos os dados ficam na nuvem, a informação pode ser acessada de qualquer lugar que tenha o programa. Aliás, isso nos leva também à redução no tempo de resposta para o cidadão. Ou seja, ele não precisa esperar até que o funcionário identifique onde está o seu processo, como acontece na tramitação tradicional, uma vez que há uma otimização verificadora para ambas as partes.

Se considerarmos as inovações e as transformações que estamos vivendo na atualidade, o setor público ainda tem muito a crescer, não só para transformar os processos em ações mais simples, mas também minimizar a imagem de ineficiência que ainda está atrelada ao poder público quando se trata do atendimento à população.

Se você deseja implementar uma ferramenta que facilite a tramitação digital de processos no segmento pelo qual é responsável, entre em contato conosco para conhecer as nossas soluções!

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