BPM: por que otimizar processos na gestão pública?

O uso de tecnologia continua em ascensão no mundo. Apesar das crises econômicas vividas nos últimos anos, as organizações viram na tecnologia um meio para contornar a situação, justamente pelos benefícios proporcionados aos processos internos, como redução de custos e constante aperfeiçoamento. Esse é o caso do uso do BPM.

Uma pesquisa intitulada The State of the BPM Market mostrou que 65% da organizações consideram que o BPM as ajudou a promover a eficiência, a versatilidade e a satisfação do cliente. Portanto, um órgão público que presta serviços diretos à população também precisa de ferramentas do tipo.

Pensando na questão pública, mostraremos neste artigo por que otimizar os processos na gestão pública e como isso impacta os serviços prestados à população! Acompanhe!

Afinal, o que é BPM (Business Process Management)?

Business Process Management é o gerenciamento de processos de negócio. Tal metodologia é utilizada para melhorar os resultados de performance de uma organização, proporcionando maior eficácia e mobilidade operacional.

Para que isso aconteça, tanto as pessoas quanto os fluxos de informações, sistemas e outros ativos são interligados a fim de entregar maior valor ao cliente. Basicamente, o trabalho do BPM envolve a análise e o controle dos processos presentes na organização.

Constantemente é feito um monitoramento, que auxilia na identificação dos processos da instituição e se eles estão alinhados de maneira eficaz. Assim, o fluxo de trabalho pode percorrer melhor o seu caminho. Trata-se de formalizar e institucionalizar as melhores formas do trabalho a ser feito.

Foi ainda nos anos de 1980 que estudiosos passaram a focar em aspectos ligados à gestão de qualidade, colocando-a como prioridade nas empresas. Já nos anos 1980, surgiu a chamada reengenharia de processos, mas foi em 2003 — após o lançamento do livro de Howard Smith e Peter Fingar, “Business Process Management: The Third Wave” — que o conceito de gerenciamento de processos ganhou espaço.

Qual a importância do BPM para a gestão de uma organização?

De modo geral, o BPM tem algumas fases, que são: analisar, remodelar, implementar, monitorar, gerir e automatizar. A partir desses passos, é possível ter uma ideia da importância que o BPM tem no cotidiano de uma organização.

Um dos grandes diferenciais do BPM é que ele é focado nas pessoas e em suas funções cotidianas. Consequentemente, a usabilidade é favorecida no local em que ele é implementado. Mas o seu impacto vai além. Por meio dessa metodologia, é possível criar um ambiente integrador de processos e sistemas, o que permite ter uma visão mais clara sobre as diferentes áreas que compõem uma instituição, especialmente sobre projetos que precisam passar por diferentes setores.

Outro ponto importante do BPM é que ele permite que a organização (seja ela pública ou privada) tenha resultados mais duradouros com os seus fluxos de trabalho, diminuindo os erros e lacunas que podem acontecer nesse entremeio. Além de evitar retrabalhos, a equipe tem mais consistência na atuação, aumentando, assim, a sua produtividade.

Quais são os impactos do BPM em uma empresa?

O BPM impacta várias frentes da organização que o implementa. O primeiro ponto em que ele reflete é na agilidade com a qual os processos acontecem. Por exemplo, a implementação de um software BPM exige uma estruturação rigorosa de documentação dentro de cada fase de um projeto. Consequentemente, a equipe consegue ter mais clareza quanto ao trabalho, aumentando a sua produtividade.

Outra questão importante é que a organização passa a ter maior consciência do andamento dos trabalhos, se foram concluídos, seu andamento ou momento de parada. Como se trata de um software moderno, ele permite a implementação de mudanças necessárias de maneira consistente e rápida.

A adoção do BPM aumenta a produtividade, como já destacado, mas também influencia nos custos finais do processo. Afinal, os erros são diminuídos, bem como as redundâncias. As tarefas que antes eram feitas de maneira manual podem ser automatizadas. De maneira geral, a empresa consegue passar por uma evolução contínua.

Como aplicar o BPM na gestão pública?

A padronização dos processos merece destaque quando se fala sobre a aplicação do BPM na gestão pública. Muitas vezes, o dia a dia do servidor é repleto de burocracias e também envolve trabalho repetitivo.

Com a aplicação do BPM, ele passa a ser um braço direto do trabalho, permitindo que os processos iguais tenham um fluxo similar, o que dá vazão às pendências. Os benefícios são inúmeros, é claro. Mas uma dúvida comum nesse meio é: como aplicar tal metodologia no ambiente público? Confira a seguir!

Sistematização de processos

A gestão de processos visa eliminar um gargalo da administração pública, que é o processo burocrático de determinadas ações, que pode ter falhas pelo meio do caminho. Como cada setor é responsável por uma atividade, quando existe a passagem de documentos físicos, por exemplo, estes podem ser perder ou mesmo ter uma etapa ser pulada, em função da falta de controle.

A ideia do BPM é justamente sistematizar a sequência de ações, a fim de que cada responsável realize a etapa no tempo correto e de acordo com a solicitação (por exemplo, na emissão de um alvará comercial). Portanto, a sua primeira aplicação seria justamente no sequenciamento e digitalização de demandas e documentos.

Vale lembrar que os funcionários são interconectados, permitindo o monitoramento dos setores e a performance de cada um dos envolvidos, o que facilita a identificação de possíveis melhorias e a busca pela agilização de mudanças para resultados mais satisfatórios.

A ideia é que todo processo de gestão pública siga o ciclo BPM de planejamento, análise, desenho, implementação, monitoramento e refinamento. Isso gera um impacto direto positivo, já que nas organizações públicas é comum haver certa instabilidade na manutenção de um posto de chefia com uma única pessoa, devido às transformações políticas.

Vale ressaltar que o dinheiro gasto com processos poderia ser redirecionado para outras ações, sem perda de eficiência. No mais, há um ganho significativo com escalabilidade, aumento da transparência e processos menos morosos para o público atendido pelo BPM.

No entanto, vale ressaltar que é preciso que a escolha da ferramenta de BPM seja feita de maneira criteriosa. Ou seja, é preciso levar em consideração as características dos serviços prestados pelo setor público. Ao fazer isso, será mais fácil obter os benefícios oferecidos pelo gerenciamento de processos.

Gostou deste artigo. Então, aproveite a visita em nosso blog e descubra como o sistema de gerenciamento de conhecimento pode afetar a produtividade no setor público!

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