Sistema de gerenciamento do conhecimento: como afeta a produtividade?

O conhecimento representa hoje um ativo extremamente valioso para qualquer organização. Assim, gerenciá-lo de maneira eficiente é algo que pode beneficiar amplamente o desempenho de uma equipe ou de toda a instituição. Entretanto, é natural que a adoção dessa estratégia ainda seja um desafio para o setor público.O sistema de gerenciamento do conhecimento é uma ferramenta que desponta como solução para esse cenário. Neste post, falaremos sobre o seu papel na gestão pública, as vantagens que ele pode trazer e como pode ser feita a implementação. Confira!

O papel do sistema de gerenciamento de conhecimento para gestão pública

Toda instituição — pública ou privada — faz uso de conhecimentos específicos para gerar produtos ou serviços. Mesmo que o setor público não seja guiado pelos mesmos objetivos das empresas privadas, todos os seus processos também apresentam essa característica. Afinal, realizar um trabalho exige aplicar um conhecimento por meio de ferramentas e métodos.

O sistema de gerenciamento visa a estabelecer uma organização eficiente do conhecimento necessário para a realização dos processos de uma instituição. Grosso modo, ele seleciona e utiliza ferramentas para coletar, armazenar, atualizar, gerenciar, analisar e apresentar essas informações, permitindo que elas sejam aproveitadas com eficiência e segurança.

Para entender o que isso significa em um contexto prático, basta pensar na quantidade de conhecimento que você acumulou ao longo do tempo de trabalho em seu setor. No caso da sua ausência, pode ser que outros funcionários ou servidores tenham dificuldade em manter certos processos em andamento, já que dependem diretamente de você para isso.

Em uma empresa, a ausência de colaboradores é algo que precisa ser gerenciado com cuidado. O acúmulo de conhecimento em uma única pessoa gera essa situação desconfortável: um problema de saúde ou outro imprevisto qualquer pode prejudicar demais o funcionamento de todo um setor. Quanto mais responsabilidades tiverem concentradas em um único colaborador, maior o impacto negativo da sua ausência.

O papel do sistema de gerenciamento do conhecimento é justamente fazer uma gestão distribuída desse ativo intelectual. Com o compartilhamento de informações entre servidores da mesma equipe, por exemplo, o setor público pode evitar que uma ausência gere atrasos e outros problemas na execução das tarefas.

Entretanto, não basta simplesmente tentar fazer com que cada servidor conheça profundamente as funções de todos os outros ao seu redor. Afinal, sabemos que existem funções técnicas que realmente se tornam limitadas a poucos profissionais, dado o nível de capacitação necessário para executá-las.

Entretanto, esse é um processo estratégico que exige planejamento e depende do engajamento coletivo para ter sucesso.

Aumento de produtividade pelo sistema de gerenciamento do conhecimento

Os reflexos da implementação de um sistema desse tipo são notados no próprio desempenho dos servidores e das equipes. Em geral, o exemplo da ausência de um profissional ajuda a identificar alguns problemas ligados à falta dele, como o atraso nas tarefas ou a baixa na qualidade dos processos.

Entretanto, mesmo com a equipe inteira, alguns comportamentos são sintomáticos. Se em um órgão de gestão pública parece ser natural o excesso de ligações ou e-mails para tirar dúvidas sobre um processo, algo certamente está errado — e o sistema de gerenciamento do conhecimento pode ajudar na identificação e correção.

Ele permite, por exemplo, mapear os conhecimentos necessários para a execução de cada processo. Assim, o gestor pode verificar quais estão localizados em um único profissional e promover treinamentos para o compartilhamento dessas informações.

O primeiro impacto notado é a agilidade que os processos ganham. O tempo gasto com a procura por informações é reduzido drasticamente e passa a ser investido na melhoria das atividades. A gestão de documentos, por exemplo, pode ser centralizada e controlada por credenciais, facilitando o acesso sem abrir mão da segurança da informação.

Atividades colaborativas também se tornam mais eficientes, já que os servidores adquirem conhecimento sobre os processos desempenhados por seus pares. No entanto, o grande diferencial é sem dúvidas o favorecimento de tomadas de decisão mais acertadas.

Com o conhecimento estruturado, é possível fazer uso inteligente dessas informações — tanto a nível operacional quanto estratégico. No dia a dia dos servidores, o retrabalho pode ser reduzido; em paralelo, o órgão de gestão pública é inserido em um processo de inovação constante, no qual a informação é tratada como um ativo que gera qualidade para os serviços.

A seguir, mostraremos o que é necessário para transformar esse plano em realidade.

Implementação do sistema de gerenciamento do conhecimento

Algumas pessoas interpretam o sistema de gerenciamento do conhecimento como uma ferramenta para impedir que a informação se perca. Nesse sentido, as ações necessárias para a implementação começam pelo hábito de promover uma cultura da inovação.

Na era da transformação digital em que vivemos, o que não falta são soluções tecnológicas para otimizar processos e, principalmente, gerenciar dados. Adotar uma plataforma digital que mantenha o conhecimento armazenado — e treinar os servidores para utilizá-la — é um bom primeiro passo.

Ainda assim, é preciso investir em um trabalho de fomento da cultura do compartilhamento de informações. Todo o conhecimento deve ser transmitido entre os servidores, de forma que os gargalos das funções sejam minimizados. O ideal é que ninguém seja absolutamente insubstituível.

Isso não significa que os servidores perderão sua relevância operacional para o setor — pelo contrário. Com o compartilhamento de conhecimento, a tendência é que haja um desenvolvimento profissional e pessoal ainda maior, o que nos leva a outro ponto importante: o reconhecimento do desempenho.

Bons profissionais devem e precisam ser reconhecidos. Essa motivação os mantém engajados na estratégia do setor, garantindo resultados cada vez melhores. Trata-se de um reflexo direto da adoção de tecnologia especializada com capacitação pessoal. Quanto mais conhecimento uma pessoa alcança, mais ela vai buscar.

Resumidamente, a implantação do sistema de gerenciamento do conhecimento exige atenção às seguintes questões:

• uso de tecnologias inovadoras;
• capacitação dos servidores públicos;
• criação de um ambiente colaborativo;
• engajamento coletivo;
• estabelecimento de uma cultura de aprendizagem mútua;
• gerenciamento de conflitos internos; e
• abertura de canais de comunicação.

Os últimos dois itens estão diretamente ligados à capacitação pessoal e profissional. Em geral, conflitos podem surgir se os servidores não estiverem alinhados aos mesmos objetivos do órgão público, o que indica uma falha de gestão — é preciso prepará-los para qualquer mudança antes de implementá-la.

Para complementar, deve haver um canal de comunicação para que todos sejam ouvidos, seja para receber críticas, seja para captar sugestões. O engajamento só acontece se todos se sentem à vontade para exporem suas ideias.

Por fim, vale destacar que nenhuma dessas iniciativas terá sucesso completo se as soluções tecnológicas adotadas não forem eficientes. É preciso contar com ferramentas personalizadas, ajustáveis e fáceis de utilizar. Por isso, não deixe de investir o tempo necessário para desenvolvê-las ou procurar uma empresa parceira de confiança.

O sistema de gerenciamento do conhecimento pode revolucionar a forma de trabalhar no setor público, aumentando sua produtividade e reduzindo o tempo em cada processo.

Se quer saber como essas soluções podem ser adotadas no contexto específico do seu setor, entre em contato com a Digix e fale com quem mais entende de inovação no setor público!

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