4 motivos para adotar o uso de certificados digitais no setor público

A informática e o desenvolvimento tecnológico já são uma realidade no setor público e privado, sendo responsáveis pelas rotinas em ambas as frentes. No entanto, muito ainda se discute sobre a aplicação de determinadas possibilidades no setor público, visto que o segmento ainda está envolto em uma série de burocracias e regras. Dentre elas está o uso de certificados digitais no setor público, que auxilia no processo de chancelamento e armazenamento de documentos.

Integridade, responsabilidade, maior produtividade: a certificação feita por meios eletrônicos vem para consolidar o trabalho executado na esfera pública e trazer eficácia em um setor que precisa de mais agilidade. A ideia é evitar que as burocracias se acumulem, sem que para isso seja preciso comprometer a qualidade do serviço prestado.

A ideia deste artigo é explicar justamente todos os detalhes a respeito da certificação digital, desde o seu conceito até as vantagens trazidas para o poder público. Confira!

O que é um certificado digital?

O certificado digital é uma espécie de identificação eletrônica usada tanto por pessoas físicas quanto por empresas e outras instituições. Ele funciona como um identidade, mas ligado ao mundo digital, visando garantir a segurança e a autenticidade de um documento por meio de uma criptografia complexa.

Como dito, ela seria uma espécie de CPF ou CNPJ eletrônico, sendo que a ferramenta foi disponibilizada no Brasil a partir de 2001, logo após a instituição da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil. A seguir, será esclarecido melhor o que significa esse documento.

ICP-Brasil

O certificado ICP-Brasil é um documento eletrônico, podendo ser emitido tanto para cidadãos quanto para empresas e entidades públicas. Seu uso garante a validade do certificado digital no âmbito jurídico, além de autenticidade, integridade e confidencialidade, a fim de que as ações realizadas por meio dele no ambiente eletrônico não sejam invalidadas.

Por meio desse certificado, é possível realizar diversos procedimentos de maneira virtual, sem que para isso seja preciso o deslocamento até os órgãos governamentais ou instituições, a fim de obter os documentos ou autorizações necessárias para uma ação específica, como a obtenção de dados junto à Receita Federal.

Mas, afinal, como a ICP-Brasil atua? O órgão é responsável por realizar toda a auditoria de certificados digitais no país, a fim de que as unidades certificadas atendam a critérios e procedimentos que sigam e respeitem a legislação, garantindo a integridade de acordo com as normas éticas da União.

Vale lembrar ainda que a instituição ajuda as unidades certificadoras com um padrão de metodologias de auditoria, desde manuais até relatórios e modelos. Com isso, a autoridade certificadora, seguindo as regras estabelecidas pelo Comitê Gestor da ICP-Brasil, faz a associação de uma pessoa, processo ou servidor a um par de chaves criptografadas, que será usado em sua assinatura digital.

Para que serve o certificado digital?

O certificado digital é a tradução do que há de mais moderno em termos de segurança. Isso porque ele visa a proteção de dados que são compartilhados na web. A tecnologia foi justamente desenvolvida para garantir a autenticidade, confidencialidade e também integridade informacional.

A ideia é tornar mais fácil o dia a dia das pessoas, evitando a perda de tempo com assuntos que poderiam ser solucionados de maneira online. Imagine isso no dia a dia do setor público: além de evitar a morosidade de processos, isso os torna menos burocráticos. Essa seria uma forma de evitar filas, mas também reduzir os gastos. Mas quais os usos dessa certificação no setor público?

Receita Federal Brasileira

A partir da adoção da tecnologia, a Receita Federal instituiu um Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC). O portal serve como uma ponte de ligação entre o contribuinte e o órgão público. A ideia é permitir que ele seja acessado por pessoas físicas e jurídicas, desde que elas tenham a certificação digital para o acesso.

Com isso, o atendimento traz mais comodidade, além de preservar o sigilo fiscal dos contribuintes para que eles obtenham serviços oferecidos pela Receita. De acordo com o site da instituição:

É obrigatória a assinatura digital efetivada mediante utilização de certificado digital válido, para apresentação de declarações à RFB, por todas as pessoas jurídicas, exceto as optantes pelo Simples Nacional, das declarações e demonstrativos constantes nas instruções normativas aqui referidas.

Há uma série de serviços oferecidos pelo e-CAC e que precisam do certificado digital. Só para citar alguns dos principais:

• inscrição, alteração e consulta de atividade econômica: o que inclui a realização de inscrições, alteração de dados cadastrais, mudança da situação cadastral, emissão de comprovante de inscrição, entre outros;
• consulta de participação no acompanhamento diferenciado: permite realizar consultas de histórico a respeito da participação do acompanhamento econômico e tributário especial;
• consulta de pendências fiscais: permite a emissão de relatórios com consulta de pendências ligadas às atividades fiscais.

Tribunal de Justiça

O Tribunal de Justiça é outro órgão que passou a exigir o uso de certificado digital em todo o país. O sistema permite que o envio de documentos seja feito por meios digitais, a fim de tornar a jurisdição mais transparente, mas também prática, ágil e econômica.

Vale lembrar que o certificado digital é essencial para obter esses benefícios, justamente por ele ter o peso jurídico necessário para validar assinaturas não só de juízes, mas também de advogados e outros servidores públicos.

A ideia de utilizar meios eletrônicos é justamente dar vazão aos processos que se multiplicam a cada ano que passa. Isso traria não só mais escalabilidade ao julgamento de ações, mas também maior confiabilidade na decisão.

Cartórios

Os cartórios têm se tornado cada vez mais informatizados, e o avanço da tecnologia tem feito com que o inúmeros papéis, carimbos, assinaturas e arquivos sejam substituídos por sistemas que sejam capazes de reunir tudo isso.

Assim, certidões, registros e outros documentos terão validação jurídica com o uso de certificados digitais no setor público. A ideia é maximizar a produtividade, mas também minimizar gastos com materiais de escritórios.

Prefeituras

As aplicações também se estendem às prefeituras, que também passaram a exigir o certificado digital em uma série de seus serviços. Dois exemplos ilustram bem o uso da certificação nessa instância.

O primeiro deles é o acesso ao sistema da Secretaria do Tesouro Nacional. Os prefeitos que acessam tal portal precisam ter a certificação, a fim de consultar não só declarações, mas também consórcios. Essa é uma maneira de garantir a integridade e a segurança dos dados ali contidos, bem como a legitimidade do acesso.

As prefeituras que quiserem fazer parte do programa Cartão Reforma, usado na compra de materiais de construção, precisam adquirir a certificação digital como pessoa jurídica. A exigência tem por objetivo garantir a segurança de informações nas operações.

Quais são os tipos de certificado digital?

A ICP-Brasil definiu a classificação de certificados digitais por meio de duas características primordiais. A primeira delas foca na sua aplicação, enquanto a segunda nas características de segurança. A seguir, você entenderá melhor como os certificados são divididos, levando em consideração tais aspectos.

Classificação por aplicação

Certificado do tipo A

O certificado do tipo A é conhecido por ser um dos mais populares e utilizados, servindo principalmente para a assinatura digital de diversos tipos de documentos. O objetivo dele é fazer a identificação do assinante, atestando a autenticidade da operação, mas também confirmando a integridade do documento a ser assinado.

Apesar de sua utilização comumente estar atrelada a empresas, os órgãos públicos também podem fazer uso dessa aplicação, o que ajuda na redução de gastos.

Certificado do tipo S

O certificado do tipo S busca o sigilo e confidencialidade de uma transação. Por meio de sua utilização, torna-se possível fazer a criptografia de dados de um determinado documento; assim, ele poderá ser acessado apenas quando existir um certificado autorizado, o que evita que as informações vazem.

Dessa maneira, ao usar o tipo S, o documento que contém dados sigilosos se torna inacessível a indivíduos não autorizados, o que traz mais segurança. Ele é especialmente importante em órgãos públicos, pois protege informações de valor, mesmo que elas precisem ser compartilhadas entre diferentes entidades.

Certificado do tipo T

Já o certificado do tipo T tem essa sigla por se referir ao carimbo do tempo. Ele é um documento eletrônico que é emitido por uma parte de confiança, que tem por objetivo evidenciar que uma determinada informação encontrada no meio digital já existia em determinado dia e hora do passado.

Tendo em vista que os dados poderiam ser adulterados, a fim de beneficiar uma das partes em uma ação judicial, por exemplo, o certificado do tipo T utilizará uma terceira parte, para garantir e atestar o momento exato em que o documento foi emitido, evitando fraudes. Ele pode ser aplicado junto de outros certificados, trazendo ainda mais segurança.

Classificação por nível de segurança

Os certificados digitais também são classificados quanto à segurança de criptografia que oferecem Por isso, a ICP-Brasil os agrupou em dois grupos principais, sendo o A1 de menor segurança, e o A3, o S3 e o T3, os mais seguros, devido à sua criptografia mais complexa.

A1

Os certificados do tipo A1 têm validade de um ano e chaves de acesso e segurança geradas por um software que é armazenado em um computador pessoal. A grande diferença para outras opções é que ele não tem mobilidade, ou seja, para poder fazer a certificação é preciso estar junto do computador no qual ele foi instalado, a fim de fazer a assinatura.

A3, S3 e T3

São os certificados com criptografia mais complexa e, portanto, mais seguras. O A3 está ligado a certificados de assinatura digital, enquanto o S3 e o T3, ao sigilo e à confidencialidade e carimbo do tempo, respectivamente.

A validade deles pode chegar a até cinco anos, sendo que as chaves são armazenadas em smartcards ou tokens. O diferencial é que eles podem também estar na nuvem e ser acessados de qualquer lugar. De modo geral, o certificado A3 é o mais utilizado, justamente por garantir mais segurança e também ter um prazo de validade mais estendido se comparado às outras opções.

Como o certificado digital pode ser obtido?

A fim de que uma instituição consiga instruir a utilização dos certificados digitais no setor público, tanto para pessoas físicas quanto para jurídicas, é preciso saber como tal identificação pode ser obtida de acordo com as melhores práticas e dentro do que diz a legislação.

O primeiro passo é escolher a autoridade certificadora (AC). Tal entidade tem a incumbência de emitir os certificados digitais. Por meio dela é possível assinar digitalmente os diversos documentos. A AC mais importante do país é a AC-Raiz Brasileira, afinal ela nasceu em 2001, logo depois da criação da ICP-Brasil, quando se iniciou a certificação digital no país. Aliás, é esse órgão o responsável por autorizar as demais ACs secundárias.

Depois de escolhida a AC, é hora de fazer a solicitação no site do tipo de certificado escolhido. Isso será seguido do agendamento da data e horário para comparecimento à Autoridade de Registro (AR). Depois que todos os documentos forem verificados e for confirmada a identidade da pessoa na AR, o certificado estará pronto. Por exemplo, no caso do certificado A1, a AC faz a notificação para a pessoa sobre como baixá-lo, enquanto, no caso do A3, ele será entregue ou no cartão ou em um token na própria AR.

Quais são os benefícios do certificado digital?

Os certificados digitais no setor público representam uma identificação que permite a emissão de uma assinatura digital no governo. Isso por si só já representa a facilidade que essa ferramenta tem. A seguir, você conhecerá melhor os principais benefícios de adotar o uso de certificados digitals. Confira!

Garante maior segurança

Já percebeu quantas vezes você entrou e saiu de um site com apenas com um login e uma senha? É bem fácil realizar o procedimento, certo? Por isso, mesmo órgãos públicos que lidam com dados confidenciais não podem confiar apenas nesse formato, afinal, ele estará vulnerável e pode ser interceptado.

Sem uma garantia extra, qualquer pessoa poderá assumir uma identidade online e ter acesso a informações sigilosas. Logo, um dos principais benefícios dos certificados digitais no setor público é justamente o fato de ele utilizar uma criptografia moderna, garantindo a identidade de todas as partes envolvidas. Caso uma pessoa tenha o certificado, só poderá fazer uso deste caso tenha acesso à senha de chave preditiva.

Possibilita a redução de gastos

Um dos maiores gastos das repartições públicas é justamente com o uso de materiais de escritório, especialmente, papéis e aluguéis de espaço para o armazenamento de documentos. Quando se utiliza certificados digitais no setor público, não há necessidade de fazer a impressão de documentos.

Além de representar uma redução de custos, a tecnologia permite um armazenamento mais seguro e íntegro de toda a documentação. Sem contar que tudo ficará na nuvem, resguardando espaço para futuras documentações.

Permite elaborar procurações eletrônicas

Entre as maiores causas da morosidade em sistemas públicos está a procuração necessária para o acesso a qualquer documento. Agora, imagine, precisar de um dado que está alocado em um órgão localizado em outro estado: daria trabalho não só para o solicitante, como para o próprio órgão, certo?

Com a ajuda dos certificados digitais no setor público, é permitida a assinatura de maneira segura, impedindo que alterações de informações sejam realizadas em qualquer arquivo após ele ter sido assinado. Sem contar que as procurações podem ser enviadas por meio eletrônico, trazendo agilidade e facilidade para o dia a dia de quem precisa utilizar o serviço.

Reduz as burocracias

Aliás, falando em redução de burocracia, isso pode ser destacado como um dos maiores benefícios do certificado digital para o setor público. Como já mostrado no início do artigo, uma série de órgãos já utilizam os certificados digitais como parte obrigatória de acesso aos seus sistemas.

Essa obrigatoriedade é uma facilitadora. Afinal, é possível realizar, em apenas alguns minutos, diversos serviços que poderiam demorar horas. Por exemplo, imagine uma prefeitura que precisa checar dados específicos de um contribuinte que solicitou a revisão do IPTU: se ele entrar com a chave de acesso, poderá ele mesmo fazer a solicitação, e o processo correrá de maneira eletrônica.

Oferece mais mobilidade

Outro ganho dos certificados digitais no setor público diz respeito à mobilidade. Ou seja, o signatário não precisa ir até a instituição assinar um documento, por exemplo. Ele pode fazer a assinatura digitalmente em poucos minutos, usando para isso a internet.

Agora pense no ganho que uma repartição tem com isso. Além de reduzir filas de pessoas, os servidores podem focar em uma atuação mais estratégica. Isso significa menos morosidade, além de maior satisfação com o serviço, visto que a pessoa não terá que esperar horas para que um documento seja assinado.

Quais os 4 principais motivos para usar certificados digitais no setor público?

Os tópicos a seguir ajudarão a elucidar melhor as questões relativas às vantagens que podem ser obtidas com a utilização dos certificados digitais no setor público. É interessante lembrar que muitos dos benefícios que tornam as empresas mais escaláveis podem ser aproveitados nas repartições, otimizando o trabalho dos servidores. Entenda melhor sobre esses pontos a seguir!

1. Economia

A certificação digital é hoje um recurso básico para qualquer pessoa física ou jurídica que precise diretamente da utilização de serviços na esfera pública, como é o caso da Receita Federal. Por meio dela, a pessoa consegue dialogar com o governo em várias esferas, e o próprio órgão também consegue manter uma qualidade na produtividade dos servidores.

Por exemplo, se uma pessoa precisa dar um aval em algum documento, ela poderá fazer isso sem que seja precisa fazer deslocamento, reduzindo os gastos com mensageiros, consumo de papéis e impressão. Vale ainda ressaltar que não será preciso fazer a guarda física dos dados, o que também representa economia.

2. Transparência

A transparência é uma das características mais importantes quando se trata do serviço público. Por isso, o uso da certificação nesses casos é um aliado para manter a integridade do trabalho desenvolvido nesses órgãos.

Ser transparente está embasado em três objetivos principais:

• aumento da agilidade de detecção de certificados no setor público que não foram emitidos com autorização ou mesmo sejam falsos;
• oferecimento de um sistema que permita monitorar e auditar qualquer pessoa, seja física ou jurídica, que tenha emitido certificado de maneira inadequada;
• redução em certificados fraudulentos após ele ser detectado.

A ideia é que as ACs monitorem e auditem a emissão de certificados, a fim de identificar o mal uso desses identificadores, bem como emissões inadequadas. A transparência é possível graças à qualificação de acesso ao público, a fim de visualizar não só as emissões, mas também os domínios, fazendo uma controle próximo das informações. Com isso, o órgão público tem mais confiabilidade nas decisões, atuando com mais transparência diante da população, que são os seus principais ​”clientes”.

3. Agilidade

Imagine ter que lidar com centenas de processos todos os dias. Se a equipe de servidores não tem todos os recursos necessários, provavelmente eles se acumularão, tornando as ações ainda mais demoradas. O atraso pode não só atrapalhar a vida do cidadão, mas também o dia a dia nas repartições, que passam a ter cada vez mais trabalho.

Agora imagine fazer a autenticação com a ajuda de certificados digitais no setor público em tempo hábil. A certificação oferecida dessa maneira viabiliza o trabalho mais ágil, sem contar a validade jurídica que garante a autenticidade do processo.

4. Eficiência

Os serviços públicos têm a necessidade de medir a sua eficácia operacional, avaliando a credibilidade de serviços e disponibilizando as informações exigidas por meio da lei da transparência. Se cada documento fica em um local, o trabalho deixa de ter escalabilidade.

Os certificados digitais no setor público vêm justamente para trazer mais valor ao trabalho, melhorando as gestões dos processos, acesso a dados, entre outros aspectos. Consequentemente, fica mais fácil mensurar os resultados, o desempenho da equipe de trabalho, e ainda há um estímulo à conquista de novos objetivos.

Como visto, os certificados digitais no setor público têm um peso gigantesco nas instituições governamentais. Diversos órgãos já exigem tal autenticação, como é o caso da Receita Federal e das próprias prefeituras. Os ganhos vão desde a eficiência até a economia de gastos.

Se você atua na área pública e deseja trazer mais confiabilidade para o trabalho dos servidores sob a sua gestão, entre em contato conosco e conheça melhor os nossos serviços!

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