Descubra como deixar a comunicação interna 3x mais eficiente

“Os planos falham quando não há comunicação”. Esse é um provérbio antigo que faz ecoar durante séculos uma verdade que se aplica até hoje, tanto nas relações pessoais quanto nas empresariais. Nesse último contexto, a comunicação interna é fundamental para o sucesso do negócio.

Uma área que necessita encontrar meios eficientes para melhorar a interação entre os seus profissionais é o setor público. Mas qual é a importância do diálogo nesse meio? Quais são os principais problemas que ele enfrenta na comunicação interna? Como reconhecê-los e saná-los? Acompanhe a leitura deste post que vamos explicar!

Qual é a importância da comunicação interna?

Muitas empresas estão percebendo que estimular a conversação entre toda a sua equipe é fundamental para ser bem-sucedida em seus projetos. Para ter uma ideia de como essa é uma tendência cada vez mais presente nas organizações, há algum tempo está sendo muito utilizada a serendipidade.

Essa técnica envolve promover a comunicação entre os colaboradores por meio de descobertas. Por exemplo, duas pessoas estão em um elevador da empresa, e uma tela instalada ali sugere um tema para conversarem. Mas por que tanto esforço para fazer os funcionários falarem?

A fluidez do diálogo interno faz com que haja o alinhamento da alta administração e dos demais profissionais com os objetivos da companhia. Dessa forma, o desempenho da empresa melhora, e os processos ficam mais transparentes.

Outro benefício é o engajamento dos funcionários com a organização. Pois, quando percebem que a empresa se preocupa em saber sua opinião e sempre os deixa a par dos rumos que pretende tomar, eles se sentem parte dela e, como consequência, tornam-se defensores e fãs da marca.

E, por fim, quando há comunicação, os setores ficam mais integrados, trabalhando unidos para alcançar o sucesso da empresa. Com isso, há uma aparente melhora no clima organizacional.

Porém, nem sempre é fácil construir uma ponte sólida para que o diálogo possa trafegar livremente, e o setor público também conhece esse desafio. Vamos analisar agora alguns dos cenários que não favorecem a comunicação interna nesse setor.

Quais são os problemas mais comuns?

Ausência de diálogo entre os servidores

Infelizmente, pode acontecer de os colegas de trabalho não serem mais do que estranhos que compartilham o mesmo espaço. Essa atitude cria uma desarmonia no setor que afeta a integração dos serviços públicos e o atendimento aos cidadãos.

Em um evento de comunicação no setor público, Margarida Kunsch — professora titular da USP (Universidade de São Paulo) e autora de vários livros sobre comunicação empresarial — ressaltou que o diálogo interno agrega valor à instituição e a ajuda a cumprir sua missão.

Devido à falta de ações que estruturam a comunicação entre os funcionários, observa-se o conhecido “disse me disse”, ou seja, as informações não têm uma fonte específica e confiável. Desse modo, os resultados saem totalmente diferente do esperado.

Falta de transparência

Outro grande desafio do setor público é tornar os serviços e relações internas mais transparentes. Para isso, é muito importante haver interação. Em vista disso, muitas empresas privadas estão investindo na política do feedback.

Essa prática tem-se mostrado muito eficiente. De acordo com uma pesquisa feita pela GPTW — Great Place to Work — os colaboradores que recebem mais de 4 feedbacks por ano têm maior confiança na companhia e trabalham mais seguros e felizes.

Entretanto, é raro ver essa atitude no setor público. Muitas vezes, os servidores públicos não sabem se o seu serviço está sendo feito da maneira correta, o que poderia ser melhorado e o que precisam fazer para atingir a excelência nas suas demandas.

O resultado disso é uma equipe sem foco, com baixa confiança no serviço que prestam e desmotivada.

Carência de recursos inovadores

Quando falta uma política de comunicação bem estruturada, inexiste a implantação de recursos inovadores que aprimorariam essa área. Atualmente, a tecnologia oferece várias soluções para melhorar a interação entre os funcionários.

Por exemplo, as plataformas colaborativas estimulam a equipe interna a trabalhar unida em um mesmo projeto. Por meio desse sistema, é possível a troca rápida de informações que ajudam a agilizar o cumprimento das etapas de uma demanda.

Pensando nisso, a empresa Sabesp — Companhia de Saneamento Básico do Estado de São Paulo — implantou um portal web corporativo visando integrar a comunicação interna e construir uma experiência mais interativa nos serviços da instituição.

Graças a ações assim, o setor público pode abrir as portas para soluções tecnológicas que revolucionarão o seu ambiente organizacional.

Como identificar e solucionar os desafios?

A primeira ação é diagnosticar o que precisa ser feito para construir uma política interna de comunicação. Nesse momento, algumas etapas devem ser seguidas:

Objetivos estratégicos da instituição

Defina o objetivo da política de comunicação interna. Por exemplo, se for alinhar os serviços dos funcionários de uma determinada área, a estratégia será norteada por esse alvo.

Perfil dos funcionários

Esse é um fator muito importante, pois a idade, formação profissional e vivência com tecnologias vai afetar o modo como os funcionários se adaptam à política de comunicação interna.

Deficiências da comunicação

Inicie uma pesquisa com os funcionários para saber sua opinião sobre onde a comunicação interna está falhando e que sugestões eles têm para que esse problema seja solucionado.

Plano de ação

Algo muito importante é saber quais ferramentas serão utilizadas na comunicação interna. A instituição pode unir ações físicas com virtuais. Por exemplo, um modo interessante para promover a interação é a política de portas abertas.

Nessa prática, a alta gestão da instituição permite a aproximação dos funcionários. Por meio de uma conversa informal, são ouvidas sugestões, ideias e reclamações da equipe e, juntos, tentam encontrar uma solução para os desafios enfrentados.

Outra solução é a inovação organizacional, que pode trazer muitas vantagens para a comunicação interna e ser feita pela adoção de tecnologias que promovam a comunicação, como as redes sociais corporativas.

Para encontrar a ferramenta ideal para ser implantada na instituição, algumas empresas públicas promovem um Hackathon — maratona da inovação. Foi o que fez o TCESP — Tribunal de Contas do Estado de São Paulo — que desafiou os participantes do evento a encontrar soluções virtuais para a gestão pública.

Sendo assim, com algumas atitudes unidas a boas estratégias é possível que as instituições públicas tenham uma comunicação interna muito eficiente.

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