6 Benefícios da automatização de processos na gestão pública

A automatização de processos pode parecer um bicho de sete cabeças para quem não está familiarizado com o assunto. Entretanto, é uma verdadeira mão na roda para gestores de todas as áreas, especialmente para aqueles que atuam na esfera pública.

Embora esse recurso já faça sucesso entre as empresas privadas, ele ainda está sendo aderido aos poucos pelo governo. Um dos entraves é, justamente, a falta de conhecimento sobre os seus benefícios.

Se você quer saber mais sobre o assunto, que tal continuar conosco até o final deste post? Aproveite!

A automatização de processos

Em geral, automatização é um caminho para otimização de processos, melhor aproveitamento de recursos, redução de custos, integração de sistemas e, principalmente, um posicionamento mais estratégico em qualquer instituição. No setor público, isso pode ser adotado para diversas tarefas que:

• dispensam a interação humana;
• são recorrentes e repetitivas;
• envolvem dois ou mais sistemas;
• podem ser reproduzidas por algoritmos.

Mas não se preocupe, isso não é algo complicado. Pelo contrário, é apenas mais um desafio que, se enfrentado da maneira certa, pode trazer muitas vantagens e aumentar a entrega de valor para a população.

Os 6 benefícios de adotar sistemas automatizados

Como se beneficiar da automatização de processos no setor público? Confira as 6 principais vantagens, a seguir!

1. Atribui qualidade aos processos

Ao automatizar um processo, você garante que não haverá desvios daquilo que ele foi programado para fazer. Isso significa uma operação precisa, com chances baixíssimas de erros e uma produtividade acima da média manual.

Logo, uma das principais vantagens em adotar essa solução é que ela garante a padronização da execução de um serviço, de maneira contínua e com uma qualidade controlada.

A automatização também permite a acompanhar os resultados obtidos por meio dos seus processos e a identificar gargalos ou oportunidades de melhoria. Por exemplo, garante que o seu setor esteja constantemente buscando a melhor qualidade para as entregas feitas. Assim, você consegue manter os resultados positivos e aperfeiçoá-los ao longo do tempo.

2. Diminui custos

Quando você trabalha com processos automatizados, consegue alcançar os mesmos resultados com uma equipe mais enxuta, o que impacta diretamente os custos para o funcionamento público. Além disso, é possível redirecionar os esforços da sua equipe daquelas atividades que seriam repetitivas para outras mais estratégicas e relevantes.

Mas não é só isso. O uso de ferramentas digitais na gestão pública, por exemplo, também reduz o uso de recursos, desde energia elétrica até o consumo de papel. Apesar de parecer algo pequeno, isso faz uma grande diferença quando consideramos o volume de documentos emitidos pelos órgãos públicos.

3. Evita erros

Procedimentos manuais estão mais sujeitos a falhas do que aqueles automatizados. Uma rotina repleta de atividades repetitivas pode fazer com que as pessoas acabem não mantendo total atenção ao que estão fazendo.

Isso pode significar contratos, cadastros e documentos desatualizados ou mesmo pequenas falhas ao salvar arquivos importantes, prejudicando e atrasando o funcionamento público.

Em contrapartida, com a automatização, é possível garantir que você e a sua equipe estejam sempre trabalhando com as versões mais atualizadas dos dados que necessitam. Isso reduz o retrabalho e diminui significativamente a chance de tomar decisões com base em informações equivocadas. Com menos erros, a eficácia aumenta.

4. Permite o acompanhamento

Outro ponto positivo da automatização de processos é que ela, normalmente, vem acompanhada de ferramentas de monitoramento e controle das informações coletadas nos processos. Isso significa que elas também ajudam você a entender a evolução das etapas de um determinado ciclo ou fluxo de trabalho.

Em alguns casos, esses dados podem ser compartilhados com outros sistemas de gestão pública e contribuir para o processo de tomada de decisão. Por isso, uma forma bastante eficiente de implementar a automatização de processos no setor público é começar pelo mais simples.

Eleja aqueles procedimentos mais burocráticos e que tomam tempo da sua equipe. Assim, você pode acompanhar os resultados e decidir se eles foram ou não vantajosos para a sua gestão.

5. Aumenta a agilidade

Coletar autorizações, preencher planilhas e aguardar a correção de bugs nos sistemas são situações comuns no dia a dia do setor público. No entanto, com a automatização de processos, não há necessidade da interferência humana em muitas dessas atividades consideradas repetitivas, o que também reduz o tempo em que elas são executadas.

O resultado são ciclos mais ágeis e a produtividade das equipes na gestão pública. Com algumas ferramentas tecnológicas e a adoção da automatização de processos, é possível criar um fluxo de trabalho muito mais funcional para os servidores.

Dessa forma, eles conseguem cumprir suas atividades com mais rapidez e eficácia. Além disso, é possível contar com a emissão de relatórios também automáticos, muito úteis para o processo de tomada de decisão.

6. Melhora a satisfação com o atendimento

Com diferentes soluções automatizadas, como o uso de sistemas integrados e outras resoluções que agilizam o trâmite de processos internos, os órgãos públicos conseguem fornecer atendimentos mais rápidos. Assim, reduzem significativamente o prazo de espera para a população.

Isso tem um efeito bastante positivo na satisfação do público com o governo. Outro aspecto importante é que, sem a sobrecarga de trabalho, as equipes também trabalham com mais tranquilidade e motivação, o que contribui para abordagens mais cordiais e satisfatórias.

Dessa forma, uma simples mudança nos processos internos pode impactar o setor público de diversas maneiras.

Opções para a automatização de processos

São muitas alternativas para quem busca a automatização de processos no setor público. Entre elas, estão:

• bancos de dados digitais;
• sistemas de gestão integrados e de programas habitacionais;
• softwares de gestão de chamados e de operação de equipes de campo;
• gestão eletrônica de processos governamentais;
• gestão da alimentação escolar.

Se você quer começar a incluir a automatização de processos na sua instituição, saiba que a Digix vem ajudando gestores do setor público a adotar medidas que impactam a vida de diversos brasileiros. Nosso objetivo é desenvolver softwares que conectam pessoas e otimizam processos para órgãos públicos.

Nossos produtos são feitos para solucionar problemas reais, de forma ágil e com entregas contínuas. Com a nossa mão de obra especializada em TI, criamos softwares específicos para um órgão, tornando a sua gestão muito mais estratégica.

Então, você quer inovar e apostar na automatização de processos para melhorar seus resultados? Conheça os nossos serviços!

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