Prestação de contas públicas: o que todo gestor precisa saber

A prestação de contas públicas é uma medida imprescindível para os gestores dos órgãos. Um dos motivos é que essa iniciativa está ligada diretamente à transparência da administração pública. Hoje, os cidadãos querem governos eficientes e que saibam utilizar os recursos financeiros de maneira adequada.

Neste post, vamos destacar ações relevantes para prestar contas e o papel da tecnologia da informação para facilitar esse processo. Também vamos abordar as atividades para gerenciar convênios e mostrar como uma escola pública pode administrar os recursos disponíveis. Confira!

Conheça as principais rotinas de prestação de contas públicas

Há uma série de atividades necessárias para a prestação de contas públicas. Por isso, os gestores devem ter conhecimento sobre essas ações e contar com uma equipe qualificada para evitar erros.

Com a intenção de orientá-lo, serão apontados alguns itens essenciais para o uso responsável do orçamento. Acompanhe:

Balanço financeiro

O balanço financeiro tem como finalidade indicar a receita e a despesa durante um determinado período e está regido pela Lei nº 4.320/1964. Ele indica superávit quando há mais entrada de recursos financeiros do que gastos. Se ocorrer o inverso, haverá um déficit, o que exige um esforço do gestor público para acertar as contas.

Balanço orçamentário

Também estabelecido pela Lei nº 4.320/1964, esse mecanismo analisa as receitas e despesas previstas e faz uma comparação em relação ao que foi efetivado. A entrada de recursos e os gastos são divididos por categoria econômica. Essa ação tem como objetivo propiciar mais condições de formular, avaliar e seguir uma política fiscal.

Balanço patrimonial

Consiste na demonstração contábil que analisa o patrimônio de um órgão público, adotando critérios qualitativos e quantitativos. Para isso, faz a avaliação de alguns itens, como:

• ativo (recursos controlados por uma instituição que podem agregar receita);
• passivo (obrigações de uma organização que englobam despesas, como pagamentos);
• patrimônio líquido (consiste na diferença de valores entre o ativo e o passivo).

Comparativo da receita e da despesa

É uma etapa importante para a prestação de contas públicas, porque avalia se a gestão do orçamento está de acordo com o planejamento orçamentário. Para isso, utiliza relatórios que permitem avaliar as receitas previstas e as realizadas e verificar as despesas previstas e as realizadas.

Demonstração das variações patrimoniais

É um instrumento, previsto na Lei nº 4.320/1964, responsável por constatar as mudanças no patrimônio provocadas pela execução do orçamento. As alterações qualitativas envolvem transações no setor público que causam crescimento ou redução do patrimônio líquido. Já as variações qualitativas abrangem mudanças nos elementos patrimoniais, sem provocar impacto no patrimônio líquido de um órgão público.

Gastos com pessoal (Lei de Responsabilidade Fiscal)

A Lei de Responsabilidade Fiscal se caracteriza por estabelecer um limite de gastos com pessoal para a União, estados e municípios. Essa ação tem como objetivo fazer com que os gestores públicos tenham mais cuidado com a gestão do orçamento e utilizem os recursos para setores importantes, como saúde, segurança e educação.

Relatório da Comissão de Auditoria e Controle Interno

É um documento que mostra como está sendo feita a gestão das receitas e das despesas. Para elaborá-lo, é necessário formar uma comissão, composta por funcionários do órgão público, que vai analisar a execução do orçamento e a regularidade em processos de venda e aquisição de bens.

Entenda a importância do SICONFI

O Sistema de Informações Contábeis e Fiscais do Setor Público Brasileiro (SICONFI) está ligado à Secretaria do Tesouro Nacional e tem como atribuições coletar, tratar e divulgar informações de vários tipos, como:

• contábeis;
• econômicas;
• financeiras;
• fiscais;
• orçamentárias.

Esses dados devem ser fornecidos por todos os entes da federação e precisam englobar também as operações de crédito. Para utilizar o sistema de maneira adequada, é crucial acessar o portal, no qual a ferramenta está disponível com tutoriais explicativos sobre o uso do software.

Informatize a sua gestão

A tecnologia da informação é um fator que contribui positivamente para a prestação de contas públicas. Atualmente, há diversos sistemas que permitem analisar dados em tempo real e evitar erros na condução das finanças.

Por outro lado, a utilização de recursos tecnológicos apenas vai trazer bons resultados para a administração pública, caso haja uma cultura organizacional que priorize a melhoria dos serviços e proporcione um ambiente mais favorável a mudanças nos processos.

Isso significa que informatizar a gestão não abrange somente o investimento em equipamentos e sistemas. Também é necessário investir na qualificação dos servidores públicos para satisfazer as demandas da população.

Com ações voltadas para modernizar a administração pública, é possível ter uma série de benefícios, como:

• melhorar a comunicação com os cidadãos;
• aumentar a oferta de serviços on-line;
• reduzir a burocracia;
• elevar a eficiência na gestão dos recursos públicos;
• administrar melhor os convênios;
• contratar recursos necessários para prestar serviços à população com mais rapidez;
• tornar a administração pública mais transparente.

Saiba o que fazer com convênios e PPPs

A tecnologia é uma excelente opção para modernizar os procedimentos de prestação de contas públicas, tornando-os menos burocráticos. Por isso, a Secretaria de Educação do Estado do Mato Grosso do Sul (SED-MS) resolveu adotar o sistema Nexxus, responsável pela gestão de convênios.

Anteriormente, a análise de documentos podia levar até 8 meses. Isso fazia com que a prestação de contas fosse feita com muita dificuldade pela demora em reunir a documentação necessária e avaliá-la. Uma consequência disso envolvia a demora na liberação de parcelas de convênios e até a renovação da parceria com as prefeituras ou com o governo federal.

Com a adoção do Nexxus, esse cenário mudou completamente. Agora, o processo para analisar os documentos dura, em média, 5 dias. Essa mudança também foi possível devido ao emprego das seguintes atividades junto ao cliente:

• a elaboração de um plano de trabalho consistente e coerente;
• a seleção e envio de documentos;
• a validação pelos órgãos executores;
• o encaminhamento aos órgãos de fiscalização;
• a disponibilização da informação sobre a aplicação do recurso (accountability).

A partir do momento em que a administração pública tem mais condições de agilizar a formalização de convênios e contratos, ela também se mostra mais preparada para formalizar Parcerias Público-Privadas (PPPs).

Veja um exemplo de prestação de contas de gestão escolar

A educação é um setor prioritário para os governos. Por esse motivo, necessita de um grande cuidado com o uso do dinheiro público. Com certeza, é essencial ter organização para gerenciar o orçamento, manter a escola limpa e contar com os recursos humanos, materiais e tecnológicos para oferecer um ensino de alto nível.

Pensando nisso, a SED-MS optou por investir no Cheff Escolar. O software proporciona fazer uma gestão completa dos recursos do Programa Nacional de Alimentação Escolar (PNAE) pelas escolas estaduais, englobando o recebimento do dinheiro e a prestação de contas.

A ferramenta facilita o gerenciamento das verbas, porque apresenta algumas vantagens, como:

• permitir uma organização melhor das licitações;
• agilizar a conferência das notas físicas;
• fazer um cadastro mais qualificado dos fornecedores;
• propiciar um gerenciamento eficiente de estoque;
• estabelecer um cardápio de merendas, seguindo as normas do PNAE.

Para os que pretendem ter mais agilidade na prestação de contas públicas, a dica é ler, agora mesmo, este post sobre gestão de convênios. Estar bem-informado ajuda a alcançar resultados mais expressivos. E se você quer saber mais sobre os desafios da gestão pública nosso infográfico.

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