Por que é fundamental fazer uma gestão arquivística de documentos?

O uso de dados para embasar pesquisas e a tomada de decisão dentro das instituições públicas já é uma realidade. Diante disso, é necessário não só obter tais informações, mas também fazer uma gestão que assegure a eficácia produtiva e administrativa, a fim de que essas informações sejam protegidas e possam ser usadas na posteridade.

Dentro desse tema, está a gestão arquivística de documentos, que contempla uma série de processos que merecem ser analisados e esclarecidos. Ela é a responsável por garantir o fluxo informacional e garantir que o trabalho seja bem-feito.

A seguir, apresentamos mais detalhes sobre o assunto para ajudar você a entender por que é fundamental adotar a gestão arquivística de documentos no setor público! Confira!

O que é gestão arquivística de documentos?

A gestão arquivística de documentos é o gerenciamento de diferentes formatos de arquivos, a fim de garantir a correta produção, administração e manutenção da documentação.

Para que a gestão arquivística aconteça de maneira ordenada, são definidas políticas internas de cada órgão que adota a ferramenta, de acordo com a legislação vigente, a fim de que tais documentos sejam manipulados corretamente.

O gerenciamento arquivístico deve abranger vários formatos (como convencional, digital e híbrido). Afinal, em um ambiente público, há a presença de toda sorte de documentação. Inclusive, existe uma legislação específica que determina como isso deve acontecer no setor público. Confira o que preconiza a Lei nº 8.159/91:

Art. 1º – É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

Art. 2º – Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Art. 3º – Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Qual a relação da gestão arquivística de documentos com a gestão de documentos?

A relação entre a gestão arquivística de documentos e a gestão de documentos propriamente dita é bem próxima. Isso porque é a partir do bom gerenciamento de documentos que é possível fazer o seu correto arquivamento.

Como servem de base para o registro de informação, em grande parte dos casos, os documentos têm validade jurídica, o que confere a eles um caráter de instrumento de prova. Logo, fazer a gestão de documentos e associá-la ao correto arquivamento é crucial.

Algumas etapas são necessárias quando se trata de gestão arquivística de documentos e de gestão de documentos. Após a produção de determinado documento, é preciso classificá-lo em arquivo. Isso servirá para alinhar toda e qualquer documentação produzida ou recebida no órgão público.

A classificação funciona como um agrupamento informacional, mas também facilita a recuperação, caso algum documento se perca. Além disso, é nessa etapa que se determina a avaliação, a seleção, a transferência e até mesmo o acesso a cada documento, conforme o teor do conteúdo.

Na parte de classificação, a gestão deve se preocupar com a forma de armazenamento, conforme o sigilo exigido. Isso significa definir se o documento é ultrassecreto, secreto, confidencial ou reservado.

Outro procedimento de igual impacto é a aplicabilidade da Tabela de Temporalidade de Documentos — um instrumento de classificação de documento pelo tempo em que ele permanecerá armazenado em poder do órgão público, conhecido como “prazo de guarda”.

De modo geral, a gestão de documento precede a arquivística, sendo a segunda dependente da primeira e vice-versa. Portanto, a existência de um sistema informatizado para tal trabalho é fundamental.

Além de ajudar no atendimento à legislação, esse recurso garante o armazenamento confiável, a preservação dos documentos em longa temporalidade e a formação de um repositório para acesso posterior.

Como a assinatura digital pode ajudar o setor público?

Um dos maiores desafios na gestão arquivística de documentos é garantir a integridade, a disponibilidade e a confiabilidade da documentação. Ou seja, é preciso assegurar a autenticidade, mas também manter o controle do acesso à documentação.

Nesse sentido, a assinatura digital é usada como um apoio, já que ela é capaz de ajudar a manter a integridade e a segurança dos dados.

A assinatura digital é uma modalidade de assinatura usada de maneira eletrônica. Ela é resultado de um algoritmo criptografado que permite aferir a origem e autenticidade de um documento, por exemplo. Ou seja, é um instrumento que serve para provar a identidade de quem assina o documento perante a terceiros, validando-o legalmente.

Há uma série de benefícios no uso da assinatura digital. Confira alguns:

• simplificação de processos — mais comodidade e escalabilidade aos usuários que precisam lidar com diversos documentos em um órgão público;
• redução da burocracia — o documento não precisa passar por várias mãos até ser autenticado, atrasando o trabalho da equipe;
• armazenamento mais prático — tudo é colocado na nuvem ou em um software especializado, o que ajuda também na redução de gastos com papel.

Outro benefício é uma uma melhor vazão do trabalho da equipe alocada no órgão público, o que reflete em qualidade de serviços para a população atendida. Vale lembrar que a assinatura digital é o que há de mais seguro em termos de prevenção de fraudes processuais.

A assinatura digital é a base para que a gestão arquivística de documentos seja “concluída”. Por isso, é importante que o software atrelado à emissão dessa assinatura seja confiável para o órgão público.

O gestor que deseja realizar uma gestão arquivística de documentos com mais qualidade deve utilizar ferramentas de gestão de processo digitais que integram uma série de serviços, entre eles a assinatura digital, a tramitação de processos e a virtualização de dados.

O software PapelZero da Digix possibilita a assinatura digital de documentos de maneira segura e transparente. Por meio dele, é possível não só acompanhar as solicitações do órgão público, mas também assinar e certificar digitalmente os documentos.

Consequentemente, há um ganho em termos de agilidade, qualidade, tempo, além da redução de custos. Isso acontece, pois a ferramenta faz a distribuição de documentos de uma só vez, facilitando a gestão arquivística de documentos.

Gostaria de saber mais sobre esse assunto? Aproveite a visita ao nosso blog e entenda como é feita a gestão de contratos por meio da assinatura digital!

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