Planejamento estratégico de TI na administração pública

Os órgãos públicos têm passado, nos últimos anos, por um processo de reorganização e informatização, a fim de habilitar diferentes áreas a cumprir os seus processos de maneira mais ágil e qualificada. Para ajudar nesse, que é um dos principais desafios da gestão, o planejamento estratégico de TI é algo naturalmente essencial para que o processo aconteça da melhor maneira.

Neste artigo, delimitaremos os principais pontos que devem estar presentes no planejamento, a importância dele e como fazer um documento com eficácia. Continue a leitura!

O que precisa constar em um planejamento estratégico de TI?

O planejamento estratégico de TI é o que dará capilaridade ao trabalho da equipe responsável por coordenar toda a questão tecnológica dentro do órgão público. Alguns elementos são essenciais e devem estar presentes em tal plano. Confira, a seguir, mais sobre os aspectos principais!

Previsões de demanda

Um órgão público é composto por várias áreas de trabalho, e cabe ao TI fazer um levantamento de todas as necessidades desses grupos em relação à tecnologia e à informação. A ideia é obter conhecimento sobre como funcionam os setores separadamente, a fim de direcionar as ações e viabilizar as operações da instituição.

Ter um contato próximo e permanente com gestores e outros servidores é uma forma de prever as demandas e planejar a alocação dos recursos que atenderá às necessidades de cada equipe da maneira correta.

Análise macro

A análise macro da instituição também deve estar descrita no planejamento. É preciso avaliar os pontos fortes e fracos do TI no negócio, identificando o que deve ser mantido e continuar crescendo, mas também, tendo atenção ao que deve ser corrigido.

Tal avaliação deve incluir o cenário externo — de que maneira outros locais públicos devem utilizar o TI para alcançar os objetivos da repartição, sem se perder em meio ao mercado — e como voltar isso.

Objetivos de curto e longo prazo

Depois de fazer o primeiro diagnóstico, é preciso estabelecer os objetivos de curto, médio e longo prazos. É preciso que tais metas sejam abrangentes e estratégicas, ou seja, elas precisam permitir chegar ao resultado desejado.

Diante disso, determine os prazos, organizando-se para que cada ação aconteça e seja coerente. Lembre-se sempre da realidade em que se encontra a administração pública daquela instituição: o período tem ser compatível, bem como os recursos.

KPIs

Para medir se os objetivos estão sendo alcançados, é preciso determinar KPIs (indicadores-chave). Afinal, sem indicadores, não é possível saber se a implementação de um sistema tecnológico, por exemplo, tem tempo de resposta correspondente às demandas da população por mais agilidade na entrega de um serviço.

É preciso cuidado na hora de escolher corretamente os indicadores, evitando, assim, perder tempo com métricas que não respondem às questões estratégicas para a instituição. Afinal, isso significa perda não só de tempo, como também, de recursos.

Qual a importância de montar um planejamento de TI?

O planejamento estratégico de TI precede o planejamento tático. Portanto, ele merece atenção por compreender a administração do órgão, sendo a principal ferramenta responsável pela definição de objetivos, bem como planos e efetividade na execução deles. Vale lembrar que esse processo sustenta e ajuda a direcionar melhor a organização.

No entanto, não é só isso que ele impacta, outros aspectos também são trabalhados. O primeiro deles é a comunicação transparente. Por meio do planejamento estratégico de TI, as equipes passam a ter uma maior percepção dos resultados impactados pelo setor, permitindo melhorar a governança como um todo.

Apesar de não ser uma empresa, o órgão público presta serviço à população que, por sua vez, exige agilidade. Ter um planejamento estratégico de TI auxilia na resposta rápida às mudanças. Afinal, as tecnologias avançam e elas devem sempre facilitar a execução de processos e projetos.

O fato de facilitar também atua na priorização das tarefas, tornando a tomada de decisão mais eficaz. Sem contar que há uma otimização no uso de recursos públicos, com menos desperdícios.

Como fazer um planejamento estratégico de TI no setor público?

Tendo a ciência sobre a importância do planejamento estratégico de TI, é hora de saber como fazer a aplicação dele no setor público.

Defina os objetivos do planejamento

Um dos primeiros itens do planejamento estratégico de TI é estabelecer os objetivos do setor dentro daquela repartição. Isso embasará todas as etapas a serem seguidas. Por exemplo, uma área administrativa precisa de otimização de processos internos, como menor tempo de resposta na hora que recebe uma solicitação da sociedade.

Logo, uma das metas é, justamente, melhorar os processos e aumentar a produtividade da equipe. E como isso seria feito? Aplicando novas tecnologias ou fazendo a atualização de softwares. Tudo isso deve estar discriminado no documento.

Conheça as soluções tecnológicas existentes

O segundo passo é mapear todos os instrumentos à disposição. Isso será crucial para garantir o sucesso do planejamento estratégico a ser aplicado na instituição. Nesse caso, é imprescindível contar com o auxílio de profissionais especializados.

Atualmente, já existe a possibilidade de terceirizar o trabalho de TI em órgãos públicos, permitindo maior expertise na hora de lidar com questões relativas a essas tecnologias. Além de otimizar os resultados, a instituição pública poderá fazer uso de sistemas e ferramentas mais modernas em suas tarefas diárias, trazendo mais rapidez e qualidade à prestação de serviços.

Faça um mapa do TI

O mapa estratégico do TI deve funcionar como uma representação visual de toda a estratégia da tecnologia da informação para o órgão público. Ele deve apresentar as diferentes perspectivas de análise e interligar as relações de causa e efeito em cada setor.

Tal componente visual dará um norte sobre onde ir, sem se esquecer de onde o órgão público está. O caminho entre um e outro é o que ajudará a traçar os objetivos. Por exemplo: sabe-se que no setor público alguns processos estão permeados por burocracias e uma legislação que deve ser levada em consideração. Quando se tem a visão do que precisa ser feito, fica mais claro cumprir as regras definidas por lei.

Para ter uma gestão pública de qualidade, é preciso investir em ferramentas, serviços e infraestrutura adequados. Portanto, o planejamento estratégico de TI precisa ser aplicado se o anseio da instituição é prestar um serviço cada vez mais qualificado para a população.

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