Paperless: o que é e como fazer uma administração sem papel?

A administração pública tem se esforçado para adotar a tecnologia com foco no atendimento mais ágil às demandas da população. Aos poucos, o conceito “paperless”, que significa “escritório sem papel” está sendo assimilado pelo setor público.

É natural que essa mudança de mentalidade enfrente resistências, pois muitos gestores e servidores têm uma ligação forte com o papel na rotina profissional. Apesar disso, a tendência é que essa nova forma de trabalho se torne cada vez mais presente.

Neste post, explicaremos esse conceito, a importância de abolir o papel em uma organização e como fazer isso. Também destacaremos como a tecnologia pode ser útil para reduzir o consumo desse item nos órgãos públicos. Confira!

Entenda o que significa paperless

A administração paperless consiste na eliminação ou na redução do uso de papel utilizado nas empresas para executar os serviços. Isso ocorre porque a tecnologia entra para substituir o papel e otimizar os processos e os trâmites. Assim, contribui para uma busca de informações mais fácil, para economia e uso sustentável dos recursos naturais, possibilitando a preservação do meio ambiente.

Segundo o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), os documentos digitais apresentam duas origens distintas: os que já “surgem” digitais e os que são gerados a partir de digitalização.

Entretanto, nem todo documento escaneado tem validade jurídica. A Medida Provisória 2.200/01 determina que o documento digitalizado só pode ser considerado legítimo e válido caso passe por uma certificação digital, regulada pela ICP-Brasil.

Ou seja, não basta escanear um documento e descartá-lo. Para ele ter validade e produzir efeitos jurídicos, a autenticidade deve ser assegurada por uma assinatura digital.

Entenda por que trabalhar sem o uso de papel é uma tendência

O Grupo Gartner  e outras instituições (AIIM, Departamento de Trabalho dos EUA, Revista Imaging e Coopers & Lybrand) fizeram uma pesquisa internacional, responsável por verificar que 90% das informações de uma empresa estão em documentos.

O estudo também aponta que 2% a 5% dos arquivos são perdidos ou incorretamente armazenados em um determinado dia, e o tempo perdido para recriar um documento é de até 25 horas. Além disso, constatou que profissionais perdem, em média, 4 horas por semana assinando papéis, o que representa 16 horas por mês ou 208 horas por ano.

Outro dado apontado pela pesquisa é que apenas de 10% a 12% dos documentos são encontrados na primeira tentativa de busca, o que resulta em 400 horas por ano pesquisando documentos.

Esses números provam que melhorar a eficiência dos processos deve ser uma prioridade na iniciativa privada e no setor público. Afinal, as organizações precisam economizar recursos e serem mais sustentáveis. Um avanço importante na administração pública federal foi o Decreto 8359/2015, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo em todos os órgãos.

A adoção do conceito paperless não é somente uma necessidade, mas uma forte tendência. As instituições precisam ser mais ágeis para suprirem as demandas do público-alvo com rapidez e eficiência.

Compreenda a necessidade de as organizações reduzirem o uso de papel

Mudar hábitos não é algo que acontece de maneira rápida. É natural que haja uma transição para uma nova forma de agir no ambiente de trabalho. Muitas corporações acumulam arquivos físicos há vários anos, fazendo com que uma alteração radical na rotina se torne algo mais complexo.

Por outro lado, são nítidos os benefícios de empregar o modelo paperless em uma instituição. Pensando nisso, vamos mostrar alguns deles de maneira mais detalhada. Acompanhe!

Segurança

Com os documentos impressos, as possibilidades de as informações institucionais serem perdidas ou estarem acessíveis para terceiros indevidamente são bem maiores. À medida que há uma informatização do patrimônio documental, menores são os riscos de os dados desaparecem.

Isso porque as informações podem ser criptografadas e armazenadas em uma nuvem privada. Dessa forma, o acesso somente é permitido aos que têm login e senha. Se uma organização investir corretamente na segurança dos dados, apresentará mais condições de preservar as informações e de evitar prejuízos financeiros e de imagem.

Praticidade

Como diz o velho ditado popular: tempo é dinheiro. Hoje é inadmissível que os colaboradores fiquem muito tempo à procura de um documento. Afinal o uso de sistemas possibilita localizar as informações com extrema facilidade.

Essa é uma das grandes vantagens do modelo paperless, pois é muito mais fácil encontrar os documentos digitais devido a mecanismos de pesquisa avançados. No modelo tradicional, um erro no arquivamento pode dificultar bastante a localização.

Redução de Gastos

Um estudo do Ministério do Planejamento em 13 ministérios apontou que os custos para manter os locais para armazenar documentos da administração pública federal é de R$ 466 milhões por ano.

A operadora de planos de saúde Amil economizou R$ 6,2 milhões, em 2011, ao optar pelo fim dos processos com papel. Esses dois exemplos mostram como o paperless é uma forma de otimizar o uso dos recursos financeiros e de empregá-los para finalidades de cunho estratégico.

Conheça os passos para reduzir o consumo de papel em uma organização

A primeira medida para diminuir o uso do papel em uma instituição é mostrar para os colaboradores que a transformação digital é um caminho sem volta. Ou seja, o investimento em tecnologia deve ser priorizado para que as demandas do público-alvo sejam devidamente atendidas.

É importante que os funcionários se conscientizam dos benefícios que são proporcionados por ferramentas voltadas para aumentar a produtividade e melhorar a qualidade dos serviços. Do contrário, o uso de soluções tecnológicas vai encontrar sérias resistências, o que vai impactar negativamente na performance.

Os empregados devem entender que um documento assinado digitalmente apresenta validade jurídica, porque a assinatura eletrônica tem códigos algorítmicos específicos para a validação dos arquivos, propiciando um elevado nível de segurança e dispensando os serviços de reconhecimento dos cartórios.

Alternativa

Também é recomendado escolher um fornecedor qualificado e capaz de acompanhar a implantação de softwares que têm como foco dinamizar a rotina de trabalho. A Digix tem diversas ferramentas voltadas para a administração pública oferecer um atendimento mais qualificado para o cidadão.

Uma delas é o Papel Zero que permite a assinatura digital de documentos com segurança e transparência. Esse software se tornou uma alternativa para diminuir gastos e monitorar o andamento das demandas. Além disso, assina e certifica os documentos de forma digital por meio do padrão ICP-Brasil.

A Secretaria de Estado de Educação do Mato Grosso do Sul (SED/MS) adotou o Papel Zero e obteve uma série de vantagens, por exemplo:

• aumentar a rastreabilidade e a transparência nos processos;
• facilitar a integração com sistemas novos ou já implantados;
• reduzir gastos para manusear, imprimir e armazenar os documentos;
• ter mais rapidez para tramitar documentos e processos;
• usar a certificação digital do padrão ICP-Brasil, o que proporciona integridade e autenticidade aos documentos.

O serviço público e a iniciativa privada já têm consciência de que o modelo paperless é crucial para melhorar a gestão das informações. Para obter resultados mais expressivos em curto prazo, é preciso contar com um fornecedor de TI bem qualificado e envolver os colaboradores.

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