Como é feita a gestão de contratos por meio da assinatura digital?

O avanço tecnológico precisa ser mais bem aproveitado pelo setor público, para que haja mais eficiência, agilidade e transparência na gestão de contratos. À medida que ferramentas contribuem para o aperfeiçoamento do processo para aquisição de serviços, maiores ficam as chances de evitar erros que comprometam as atividades.

A administração pública necessita seguir a legislação de maneira rígida, mas isso não impede a adoção de recursos de tecnologia da informação e comunicação, capazes de modernizar os serviços e de propiciar melhores entregas para o cidadão.

Pensando nisso, apresentamos neste post um exemplo de sistema voltado para o gerenciamento de contratos, para que essa iniciativa resulte em bons resultados para o setor público. Confira!

Conheça o Papel Zero

O Papel Zero é um software que faz a assinatura digital de documentos com elevado nível de segurança. Por meio da ferramenta, os documentos recebem o certificado digital dentro das normas da ICP-Brasil — Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira. Isso proporciona integridade e autenticidade à documentação, que apresenta a mesma validade jurídica dos papéis assinados pelos cidadãos no estilo tradicional.

Desenvolvido pela Digix, o Papel Zero é totalmente digital e se destaca pelos excelentes resultados para o setor público. Um dos motivos é que o software adota a criptografia para o certificado digital garantir que o documento seja íntegro e autêntico.

Além de eliminar os processos de impressão, deslocamento e armazenamento dos documentos em papel, o sistema garante o rastreamento e outros benefícios para a administração pública, como:

• maior velocidade para tramitar documentos e processos;
• fácil integração dos sistemas novos com os já existentes;
• mais transparência aos processos.

A assinatura digital também é importante para uma série de ações. Com ela, é possível:

• simplificar os processos;
• garantir mais comodidade aos usuários;
• reduzir a burocracia;
• valorizar a sustentabilidade ambiental;
• tornar o armazenamento da documentação mais prático.

Vale destacar que a Medida Provisória 2.200-2/2001 estabelece que os documentos eletrônicos com assinatura digital têm o mesmo valor jurídico dos assinados com próprio punho. Em outras palavras, são tão reconhecidos quanto os que têm assinatura comum verificada em cartório.

Veja como melhorar a gestão de contratos

Além de adotar um sistema para o gerenciamento dos contratos, a administração pública pode apostar em outras ações para executar essa atividade corretamente. Uma delas é definir os responsáveis por acompanhar os procedimentos de contratação. É ideal que essa tarefa seja exercida por profissionais qualificados e com um bom conhecimento da legislação.

Outra iniciativa interessante para a gestão de contratos é criar categorias. Dessa maneira, é possível separar as empresas contratadas, de acordo com as ações realizadas. Um órgão público pode, por exemplo, dividir os prestadores de serviço da seguinte forma:

• limpeza,
• manutenção;
• alimentação;
• conservação.

Esse trabalho facilita o controle e a localização de dados referentes a uma contratação. Na gestão de contratos, o acesso às informações é indispensável para analisar o andamento dos serviços e evitar problemas com atraso na execução ou no pagamento.

Rotina

Várias pastas de contratos em uma mesa é sinal de que o gerenciamento não está dentro das melhores práticas. Se um gestor pretende facilitar o trabalho da sua equipe em um órgão público, deve estabelecer uma rotina ou fluxo de trabalho.

A padronização dos serviços é uma ação necessária para ajudar no controle e no andamento das atividades. Ao contar com um software bem-elaborado e estruturado, esse trabalho se torna mais simples e com menos margem para equívocos.

Comunicação

Não basta ter o melhor sistema do mundo, caso os funcionários não tenham consciência da relevância de informatizar os procedimentos relacionados com a gestão de contratos. Sem um engajamento da equipe, o esforço para tornar o gerenciamento mais eficiente e ágil será sinônimo de tempo perdido.

Também é fundamental investir na capacitação dos que utilizarão a ferramenta. A medida faz com que haja uma melhor comunicação entre os setores e permite que os resultados a serem obtidos com o sistema sejam alcançados rapidamente.

Segurança

A segurança e a disponibilidade das informações são fatores cruciais para que a gestão de contratos seja executada devidamente. Não se pode permitir que pessoas não autorizadas tenham acesso, por exemplo, a informações sobre os trabalhos relativos a um processo licitatório que será iniciado em breve.

Com certeza, é válido investir em um sistema que restrinja o acesso somente aos que apresentam uma relação direta com as atividades executadas. A ferramenta também deve contar com um alto índice de segurança, pois deve apresentar mecanismos que protejam os dados de pessoas mal-intencionadas.

Um vazamento de informações não gera apenas prejuízos financeiros, mas também de reputação. Na conjuntura atual, impedir o acesso indevido e coibir mudança de dados sem autorização são primordiais para garantir que os processos sigam a lei.

Parceria

Se um órgão público pretende modernizar a gestão de contratos, deve priorizar um bom relacionamento com os fornecedores. Nem sempre é possível verificar eventuais dificuldades apresentadas por uma ferramenta internamente.

Contar com o feedback de parceiros sobre o uso do software ajuda a avaliar como é possível aperfeiçoar o sistema. A melhoria contínua é uma ação relevante para que os serviços estejam dentro das expectativas do público-alvo.

Entenda por que vale a pena investir no Papel Zero

A burocracia é vital para o setor público se estruturar, mas não pode ser responsável por tornar as atividades lentas. Por isso, a administração pública precisa apostar na tecnologia para avançar nas entregas à sociedade. A Secretaria de Estado de Educação do Mato Grosso do Sul (SED-MS) adotou o Papel Zero para agilizar a assinatura de documentos.

A medida possibilita o repasse de recursos estratégicos, com o apoio do Nexxus, sistema também desenvolvido pela Digix e voltado para o gerenciamento de convênios. Os dois softwares garantem uma série de vantagens para o setor público. Com eles, é possível:

• diminuir em 66% o tempo de repasse de recursos para realização do processo (de 45 para 15 dias);
• acabar com os gastos com o envio de documentos pelos Correios ou transporte;
• reduzir em 82% o prazo para tramitar documentos relacionados com a publicação de convênios;
• diminuir em 75% o tempo gasto para enviar documentos para o Tribunal de Contas.

A adoção de sistemas que permitam o uso da assinatura digital contribui para a gestão de contratos ser realizada de maneira mais prática, moderna e eficiente. Isso é imprescindível para minimizar erros e atender às demandas da população com mais agilidade.

Para os que desejam aperfeiçoar a administração pública, vale a pena entrar em contato conosco agora mesmo. Temos boas soluções para o setor público ser melhor a cada dia!

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