Lean Government: a administração pública pode ficar mais ágil?

A administração pública tem como grande desafio prestar serviços com elevado grau de eficiência para a sociedade. Uma alternativa para utilizar os recursos disponíveis da melhor maneira possível é por meio do Lean Government.

Essa metodologia está sendo empregada em alguns países nos últimos anos e tem apresentado bons resultados. No contexto atual, aplicá-la torna-se primordial para melhorar a qualidade de vida da população.

Neste post, vamos abordar a definição desse formato de organizar as ações governamentais, as iniciativas necessárias para colocá-lo em prática e como o setor público pode se preparar para adotá-lo com inteligência. Confira!

O que é Lean Government?

A administração pública tem como uma das principais metas contribuir para o desenvolvimento da sociedade. De que forma é possível atingir todos os segmentos sociais de maneira efetiva? Uma resposta é por meio do Lean Government, que pode ser definido como “governo enxuto”.

Essa expressão tem ganhado cada vez mais força no cenário atual, porque o Estado necessita otimizar os recursos humanos, materiais e financeiros para obter resultados cada vez mais expressivos.

Em diversos países, o setor público tem sido pressionado para dar respostas mais rápidas e eficazes às demandas sociais. Por isso, os governantes estão buscando alternativas para as atividades estatais serem menos burocráticas e lentas.

Mas como surgiu a metodologia Lean? Na década de 80 do século passado, o Japão começou a empregar o Lean Manufacturing (manufatura enxuta) para que a produção de veículos atingisse um melhor desempenho.

Esse método melhorou a performance da indústria automobilística japonesa. Os resultados obtidos e a publicação de obras sobre esse assunto — como a “A Máquina que Mudou o Mundo”, de James Womack —, popularizam esse regime de trabalho. Por isso, ele está sendo cada vez mais utilizado na iniciativa privada e no setor público.

Uma das razões para esse fenômeno é que a metodologia Lean prioriza utilizar os recursos de forma racional, evitando o desperdício e usando somente o que é fundamental para executar um projeto ou processo.

Como adotar o Lean Government na prática?

O primeiro passo para que o Lean Government saia do papel é investir em pessoas. Os funcionários públicos precisam ser mais receptivos às mudanças. Ou seja, entender que os processos estão sujeitos a modificações com foco na melhoria contínua.

Em vez de ficar apenas executando procedimentos de forma mecânica, o servidor deve pensar como é possível tornar as atividades mais simples de serem executadas. Com essa postura, é viável oferecer serviços que possam estar mais direcionados para o cidadão.

Para isso, é recomendada a adoção do ciclo PDCA, responsável por documentar e mostrar os fluxos de cada processo. Essa ferramenta se caracteriza por apresentar 4 etapas. A primeira delas é o planejamento que abrange diversos fatores, como:

• apontar os objetivos do processo;
• indicar os responsáveis por executar as atividades;
• mostrar como e onde os serviços serão realizados;
• destacar os recursos que serão utilizados;
• mencionar os riscos e as oportunidades envolvidas.

A segunda fase é da execução. Nela, é necessário identificar todas as etapas do processo, compreender como os serviços serão executados e verificar o que será entregue ao final de cada atividade.

A terceira parte é a da verificação que tem como meta comparar a performance real do processo em relação ao que estava previsto. Isso é feito para avaliar se a execução e os resultados podem ser aperfeiçoados.

A última fase do PDCA se chama “Agir corretamente” e consiste em formular medidas que podem ser feitas para melhorar o processo após a constatação de erros durante a verificação.

Para o ciclo PDCA apresentar bons resultados, é fundamental que haja um foco no mapeamento de processos. Essa iniciativa contribui para estabelecer uma rotina de trabalho e mostrar para os colaboradores o que deve ser feito em cada procedimento. Além disso, mostra a finalidade das ações e o tempo necessário para executá-las.

Uma alternativa interessante para o setor público ter uma gestão mais moderna é a adoção de indicadores de desempenho. Eles servem como um parâmetro para avaliar se os serviços estão adequados às necessidades do cidadão. Para usá-los com frequência, alguns órgãos públicos passaram a trabalhar com o planejamento estratégico, mecanismo que ajuda a estabelecer metas relacionadas com os objetivos da instituição e as demandas sociais.

A gestão pública também não pode abrir mão da metodologia ágil. Ela possibilita que os projetos sejam divididos em várias entregas. Assim, o cliente tem uma participação mais ativa no processo, evitando retrabalhos e colaborando para a melhoria dos serviços.

Exemplos de sucesso

No Brasil, um bom exemplo de Lean Government é o estado de Sergipe, onde o Centro de Atendimento ao Cidadão (Ceac) apresenta uma metodologia de trabalho com foco nas prioridades do público-alvo. No local, é possível resolver demandas relacionadas com diversos órgãos públicos, como a Junta Comercial, a Receita Federal, Correios, Secretaria de Estado de Saúde e Detran.

O atendimento pode ser agendado com antecedência. Em vez de o cidadão se deslocar para vários locais para ser atendido, ele pode centralizar as atividades em um único local. Assim, o setor público se torna mais próximo da sociedade e oferece um serviço de melhor qualidade.

Outro caso de sucesso é do estado do Colorado (EUA), em que foram implementados 81 projetos com a metodologia Lean em 16 áreas do Poder Executivo. De outubro de 2011 a junho de 2013, foram finalizados quase 70% desses projetos, com o acompanhamento do Escritório de Planejamento e Orçamento do Estado, que está diretamente ligado ao governador.

No Colorado, são produzidos relatórios governamentais que apresentam uma série de indicadores de desempenho. Os resultados são expostos considerando alguns aspectos, como:

• redução de gastos públicos;
• economia de tempo para a conclusão das atividades;
• iniciativas que apresentaram um melhor desempenho.

O governo também está diminuindo os processos burocráticos nas agências reguladoras. A medida está reduzindo o valor de várias licenças ambientais, o que favorece a abertura de novos negócios e aumenta a competitividade das empresas.

Você está pronto(a) para trabalhar de forma Lean?

Com certeza, implantar o Lean Government não é uma tarefa fácil. Por outro lado, é nítido que essa iniciativa apresenta resultados positivos para a administração pública.

O ideal é criar um ambiente favorável para adotar essa metodologia. Essa ação pode ser feita por meio dos seguintes passos:

• capacitação e treinamento dos servidores públicos;
• mudança de mentalidade com um foco direcionado para o cidadão;
• investimentos em tecnologia para melhorar os processos;
• estímulo para a formação de líderes que priorizem a melhoria constante na administração pública;
• ações para o cidadão interagir mais e propor medidas para aperfeiçoar os serviços.

Se você deseja ter mais conhecimento sobre medidas importantes para adotar o Lean Government, leia, agora mesmo, o post sobre os benefícios da gestão driven no serviço público. Estar bem informado é essencial para superar novos desafios!

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