Na esfera estatal, é inegável a enorme quantidade de documentos gerados em papel, tanto internamente quanto para os cidadãos, sendo necessária uma organização impecável na protocolização de todo esse material. Recebimento, registro, classificação, distribuição, controle e expedição — são muitas etapas que envolvem a tramitação de documentos na gestão pública.

É função do estado criar maneiras de padronizar e uniformizar seus procedimentos internos, tornando essa movimentação mais ágil, segura e simples. É imprescindível conhecer de perto como funciona a gestão desses documentos para conseguir otimizar os recursos e as operações do setor.

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De que maneira se caracteriza a gestão de documentos do setor público?

A gestão de documentos no setor público é uma responsabilidade do estado, que deve ter em mãos todas as informações necessárias sempre que for preciso consultá-las. No entanto, com o arquivamento físico de uma quantidade enorme de impressões, há um grande problema de lentidão e imprecisão no manuseio e arquivamento desses documentos.

Isso tudo envolve uma série de riscos, como perda e extravio de papéis, deterioração de itens importantes, problemas de saúde dos funcionários provocados pela poeira, e assim sucessivamente. Não sendo o bastante, arquivar grandes volumes de documentos exige infraestrutura física, demandando investimentos na criação e manutenção de um local adequado.

Frente a todos esses desafios, tornar digital a gestão de documentos na gestão pública se transformou em algo indispensável. Por isso, diversas mudanças vêm ocorrendo nos processos administrativos, exigindo que eles sejam realizados, em boa parte, em meio eletrônico.

Isso é fundamental para aumentar a eficiência do setor público, contribuir para a segurança e a proteção de dados. No entanto, a digitalização de documentos é apenas uma parte da estratégia de gestão que deve ser incorporada para otimizar essa atividade.

Além disso, é importante estar atento para manter a organização e a transparência dos trâmites e dos documentos do governo. Muitas dessas soluções só são encontradas a partir de um sistema de gestão pública.

Com o grande volume de papéis e dados gerados diariamente no setor, não há outro caminho, senão recorrer à tecnologia para garantir a eficácia na tramitação de documentos na gestão pública.

Como funciona a tramitação dos documentos da gestão pública?

Esse processo inclui uma série de etapas, passando de um departamento para outro, demorando dias para concluir a resolução de um trabalho e aumentando consideravelmente a burocracia. No fim, isso impacta diretamente o tipo de resultado que o governo obtém na gestão de seus documentos e processos.

Portanto, para otimizar todas essas etapas, é importante recorrer a boas práticas que garantam a fluidez e a segurança na tramitação de documentos na gestão pública. Algumas formas de fazer isso são por meio de:

  • padronização: estabeleça normas e fluxos que permitam um modelo a ser seguido, para que seja mais fácil desempenhar os procedimentos e identificar eventuais falhas;
  • transparência: facilite o acesso e divulgue informações importantes (não confidenciais) para otimizar a gestão;
  • respeito aos fluxos: evite pular etapas ou manter atividades em aberto de maneira desnecessária, seguindo todos os procedimentos até a finalização de um trâmite;
  • tecnologia: invista em um software confiável, integrado e completo, que agilize e facilite a gestão de documentos, melhorando o desempenho da entidade pública.

Digitalização promove agilidade

Entre emissões, aprovações, assinaturas, arquivamentos e tantos outros procedimentos, os documentos vão e vêm por um longo prazo até chegar onde deveriam. Além de tornar os processos muito mais lentos, isso também dificulta a disponibilização de informações atualizadas e confiáveis sobre os dados governamentais.

Imagine, por exemplo, que um pacote de documentos físicos é encaminhado por serviço de entrega para a aprovação da prefeitura. Lá, o responsável recebe os papéis depois de alguns dias e identifica um erro no documento, tendo que devolvê-lo para que seja ajustado e reencaminhado.

Agora, considere todo o tempo de retorno e reenvio do documento, além da devolução dele assinado. Provavelmente, isso envolveria dias.

Quando você opta por digitalizar esses processos, o primeiro grande ganho percebido é a agilidade. Tanto a gestão de documentos quanto os próprios procedimentos diários podem ser resolvidos por meio eletrônico, ganhando tempo, segurança e eficiência. O mesmo processo pode se tornar bem mais rápido, por exemplo:

  • uma solicitação pode ser feita pelo computador;
  • o aprovador é notificado e acessa o processo;
  • se houver algum erro, ele encaminha suas considerações pelo sistema;
  • o solicitante faz as edições online;
  • o aprovador pode assinar eletronicamente o documento.

Tudo isso pode ser concluído em algumas horas, talvez até minutos. Um processo que demorava meses para ser aprovado pode ser agilizado em algumas semanas.

Com a redução da burocracia, é possível redirecionar os esforços e a atenção para aquilo que realmente importa: a gestão pública. Uma medida simples pode ajudar a economizar recursos, evitar desperdícios, reduzir custos e tornar a atuação pública mais estratégica.

Como a Digix pode ajudar nessa questão e impactar o trabalho do servidor?

A Digix vem desenvolvendo soluções importantes, que auxiliam o trabalho do servidor e levam a tramitação de documentos na gestão pública a um novo patamar. É o caso do Papel Zero. Ele é responsável por atribuir mais transparência, economia e agilidade no setor.

O Papel Zero é um software criado para automatizar a tramitação de processos na administração pública, o que inclui o envio e recebimento de documentos eletrônicos, sua assinatura e gestão com apenas alguns cliques. Além disso, trata-se de um sistema completamente intuitivo, de fácil utilização, autenticidade jurídica e totalmente online.

A adoção de uma solução como o Papel Zero pode significar uma maior sustentabilidade no governo, por meio de benefícios como:

  • assinatura eletrônica, de qualquer lugar;
  • autenticidade das assinaturas certificada pelo padrão ICP-Brasil;
  • redução do uso de papéis, impressoras e envio de documentos;
  • aproximação entre os setores e rastreabilidade de arquivos;
  • economia de tempo e esforços;
  • fim dos extravios e avarias de documentos.

O impacto da adoção dessa ferramenta é muito positivo para o setor público. Afinal, além de otimizar o trabalho interno, ainda aproxima a administração das demandas sociais. Isso pode ser percebido pela população como uma medida eficiente e satisfatória.

Quer saber como o Papel Zero pode se adaptar à sua administração e transformar a tramitação de documentos na gestão pública? Então, converse conosco!