Pilhas de papéis ainda são realidade no seu local de trabalho? Saiba que o tempo da papelada não é agora! Essa era já ficou no passado. Hoje, com a transformação digital e avanço da tecnologia, a tendência é migrar os documentos do meio físico para o digital.

Essa nova forma de elaborar e armazenar os processos traz inúmeros benefícios para a gestão pública. Alguns exemplos são: fluxos de atividades mais ágeis, aumento na produtividade e redução de custos com materiais de escritórios.

Continue a leitura e confira 5 benefícios de estar atualizado a esta nova forma de trabalho:

Vários lugares ao mesmo tempo

Quando o documento é impresso, o trâmite fica automaticamente mais moroso. O processo é encaminhado para um setor por vez, precisa aguardar a fila de demandas prioritárias para ser analisado, receber as providências necessárias e seguir para o próximo departamento envolvido.

Já no meio on-line, o documento pode ser acessado por mais de uma pessoa ao mesmo tempo e o melhor: quando quiser, de qualquer lugar e de qualquer dispositivo. O que garante mais celeridade e eficiência no fluxo de trabalho diário.

Assinaturas com agilidade

Muitas vezes, os processos físicos também exigem diversas assinaturas em diferentes páginas para que o trâmite prossiga. Isso resulta em um trabalho totalmente braçal, já que além das assinaturas, também é necessário carimbar página por página.

Com o uso da tecnologia, é possível assinar papéis de forma ágil, com possibilidade de assinatura em lote, ou seja, validar vários documentos com um só clique, diminuindo o tempo gasto e facilitando a rotina do dia a dia, isso tudo com a segurança da certificação pelo ICP-Brasil.

Essas são possibilidades proporcionadas pelo Papel Zero, software para gestão eletrônica de processos governamentais. Inclusive, com esta solução tecnológica não existe um limite para a quantidade de pessoas que assinam um documento. A solicitação de assinatura ainda pode ser encaminhada, simultaneamente, para todos os signatários. Fato que proporciona maior agilidade ao processo.

Fim dos extravios

Durante a tramitação dos processos é comum que documentos sejam extraviados. Isso pode acontecer na movimentação entre setores, já que muitos processos ficam espalhados nas mesas dos servidores ou quando os documentos são enviados via malote para locais externos.

Utilizando o meio eletrônico isso não acontece, devido a rastreabilidade dos documentos. Outro aspecto positivo é que os conteúdos dos documentos não perdem a sua integridade com o tempo e ainda há a melhoria no espaço físico.

Arquivos de mídia no processo

Outro benefício com essa atualização na forma de trabalho é a possibilidade de inserir arquivos de diferentes mídias nos processos governamentais, como os formatos de PDF, imagem, áudio e vídeo.

Desta forma, todas as informações pertinentes ao processo ficam no mesmo lugar, independente do formato do arquivo, liberando mais espaço físico e proporcionando menor trabalho para identificar as informações.

Informações estruturadas

Já pensou em realizar todos os processos de forma on-line e ainda ter uma visão única de todos os indicadores da sua gestão? Isso é possível com soluções tecnológicas que contam com um serviço de inteligência de negócios.

O Business Intelligence contribui para que as tomadas de decisões sejam orientadas por evidências, de forma célere em telas de monitoramento com principais indicadores de resultado, gerados através da transformação e cruzamento de dados.

Esse serviço também contribui na identificação de erros e gargalos nos processos, que não seriam possíveis ser localizados ou demandariam muito tempo somente com sistemas ou com o trabalho humano.

Ao atualizar a administração pública e deixar o tempo da papelada para trás, a burocracia é reduzida, os serviços se tornam mais eficientes e a proximidade com os cidadãos se torna cada vez maior.

Mesmo desejando atualizar a elaboração e tramitação de processos para o meio digital, alguns documentos ainda precisarão ser impressos? Clique aqui e veja algumas alternativas para ao menos reduzir o consumo do papel no seu local de trabalho.