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Tecnologia na Secretaria de Educação: como inovar nesse setor?

Escrito por:Digix 14/06/2021 8 min

A educação pública já passou por muitas mudanças, mas ainda existem diversos aspectos que precisam ser melhorados, tanto em sala de aula como nos setores de gestão. Uma das formas de vencer desafios é por meio da aplicação da tecnologia na secretaria da educação.

Por meio de recursos tecnológicos, conseguimos trazer mais produtividade e eficiência para essas secretarias municipais. Assim, os recursos destinados podem ser melhor gerenciados e aplicados, além de minimizarmos a morosidade dos processos, favorecendo o trabalho dos servidores e o atendimento ao público.

Promover inovação nessa secretaria pode ser mais simples do que parece. Para entender como isso pode ser feito, conversamos com Brucy Bertholi, analista de negócios na Digix, que explica de que maneira a tecnologia se mostra como aliada para vencer desafios da educação, além de apresentar algumas formas de explorá-la nesse setor. Continue a leitura!

Os desafios do setor de educação pública

Os desafios da educação pública são encontrados em suas diferentes faces. Temos, por exemplo, problemas como a evasão escolar, a baixa remuneração dos professores e a falta de estrutura. Nesse último caso nos deparamos com uma problemática ainda maior, que prejudica também a gestão.

Estamos falando dos recursos ainda precários que os servidores encontram para desempenhar suas tarefas. A tecnologia na secretaria da educação não está totalmente implementada, e isso dificulta o gerenciamento de recursos e o andamento de processos porque, muitas vezes, tudo isso exige ações diretas dos profissionais.

Ao nos depararmos com esses problemas. verificamos ainda outros desafios para promover a inovação nesse setor. Brucy aponta como um deles a dificuldade para identificar onde existem falhas a fim de promover uma solução realmente adequada. Ou seja, trata-se de encontrar a raiz do problema sem promover mudanças com base no “achismo”.

Temos, ainda, a questão da colaboração, porque quem trabalha na secretaria diariamente é que pode oferecer insumos para fazer essa investigação de onde estão os problemas para trazer a solução correta. Portanto, é uma ação conjunta.

A tecnologia como aliada para vencer esses desafios

Brucy ressalta a importância de entender que, quando falamos sobre inovação, nem sempre nos referimos a algo disruptivo. Afinal, é possível implementar a tecnologia na secretaria da educação por meio de pequenos processos dentro do setor público, mas sem promover uma mudança completa no mercado.

O especialista reforça que isso pode ser feito a partir de uma evolução nos processos que os servidores cumprem. O foco está em tornar o trabalho do dia a dia mais eficiente, trazendo novas formas de realizar as mesmas tarefas e melhorando todo o processo.

A utilização de um software, por exemplo, permite alcançar maior agilidade, facilidade e segurança na secretaria da educação. Isso porque as ações se tornam mais rápidas, além de minimizar o uso de arquivos em papel e conseguir fazer uma troca muito mais rápida de informações, dados e documentos.

Adotar programas de gestão possibilita promover uma economia de tempo e ainda evita desperdícios. Além disso, os servidores encontram muito mais transparência e conseguem realizar um processo mais correto perante a lei, explica Brucy.

Formas de explorar a tecnologia na secretaria de educação

Existem diversas maneiras de explorar a tecnologia na secretaria da educação para aumentar a produtividade, assertividade e transparência desse setor. A seguir, apresentamos três exemplos de recursos ou ferramentas que fazem toda a diferença no dia a dia. Veja.

Software ou sistema de gestão

Ele já foi citado, mas é interessante reforçar que a utilização de um software ou sistema de gestão é uma das principais mudanças que podem ser feitas para implementar a tecnologia na secretaria da educação. Isso porque é por meio desse recurso que fazemos a integração de dados.

Trata-se de um ambiente digitalizado onde ficarão concentradas todas as informações que não precisam, necessariamente, estar em papel. Assim, o servidor, por meio de uma simples consulta a esse sistema, consegue acesso a tudo o que ele precisa para desempenhar as suas tarefas.

Muitas delas podem ser cumpridas nesse mesmo meio digital e, quando é finalizada uma etapa, a outra pode imediatamente ser iniciada, sem a necessidade de imprimir papéis, encaminhar para um profissional, colher assinaturas, destinar para outro setor, entre outras morosidades que dificultam a produtividade.

Esse tipo de sistema também permite controlar as diferentes áreas da secretaria, inclusive realizar a gestão de pessoas e das finanças. É possível criar diferentes usuários, tipos de permissão e garantir o acesso de todos, mas respeitando aquilo que é da sua alçada ou não.

Software de gestão de PNAE

Sabia que também é possível fazer a gestão do Programa Nacional de Alimentação Escolar utilizando um software? Explorando a tecnologia na secretaria da educação, cuidamos de todo esse processo de alimentação escolar de uma forma otimizada e com alguns recursos automatizados.

A Digix desenvolveu o Cheff Escolar. Brucy explica que ele contribui com a gestão de PNAE em todas as suas etapas, desde o momento da elaboração do cardápio até a distribuição das refeições e prestação de contas, abrangendo o processo de ponta a ponta.

Esses recursos são fundamentais para que ter uma visão macro do processo, conforme aponta Brucy, bem como acompanhar as escolas de uma maneira completa a fim de alcançar mais eficiência, transparência e simplicidade, administrando da melhor forma os recursos e oferecendo uma alimentação com mais qualidade para alunos e funcionários.

Certificados e assinaturas digitais

Não há como negar que papéis não faltam na gestão pública, não é verdade? O maior problema dos documentos impressos é a lentidão que eles promovem e o maior risco de atrasos ou imprevistos durante um processo, seja pelo extravio, a perda ou a inadequação de informações.

A adoção de assinaturas e certificados digitais também é uma ótima forma de explorar a tecnologia na secretaria da educação, porque com eles não há necessidade de imprimir documentos, e o seu compartilhamento e envio se tornam muito mais fáceis.

Rapidamente esses documentos são encaminhados para os responsáveis por sua análise e validação. A assinatura digital permite dar andamento aos processos sem a necessidade de encaminhar papéis de um lado para o outro; aliás, esse também é um recurso do software Cheff Escolar.

Com ele, é possível gerar documentos automáticos como editais, minutas de contrato, contratos e outros, explica Brucy. Isso também pode ser explorado em outras áreas da secretaria, porque os documentos e assinaturas digitais têm validade jurídica.

Como você viu, não é preciso promover uma grande revolução ou mudança drástica para inovar aplicando a tecnologia na secretaria da educação. Algumas adequações nos processos utilizando softwares e sistemas digitais são suficientes para alcançar maior produtividade e eficiência, facilitando o trabalho de todos.

Saiba mais sobre soluções tecnológicas para o setor público. Entre em contato conosco e conheça as opções para a implementação da tecnologia nessa área!

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