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Descubra 7 vantagens da gestão eletrônica de processos

Escrito por:Digix 12/07/2021 7 min

Gestão de processos governamentais é uma prática direcionada para a criação de um fluxo de trabalho que é organizado, fácil de seguir e eficiente para atingir bons resultados. Quando falamos de gestão eletrônica de processos, nos referimos a uma solução que contribui para facilitar o controle, o armazenamento e o compartilhamento de dados e documentos.

Com toda a transformação digital que estamos passando, é natural que surjam ferramentas voltadas para esse tipo de atividade. É justamente sobre uma delas que falaremos neste artigo.

Quer saber mais sobre o assunto e como esse formato pode otimizar seus processos? Confira, a seguir!

1. Aumento de produtividade

A gestão eletrônica de processos facilita o trabalho integrado entre as equipes, uma vez que a mesma informação ou o mesmo documento pode ser acessado por diferentes usuários em locais diversos. Isso otimiza o fluxo operacional nas empresas e na gestão pública, além de facilitar o acesso remoto (especialmente para quem trabalha em home office).

Quando os documentos são armazenados fisicamente, os profissionais acabam perdendo um tempo maior que o necessário para encontrar as informações de que precisam. Esse desperdício afeta a produtividade e, até mesmo, a capacidade para executar outras tarefas importantes.

Uma alternativa para esse tipo de ineficiência é a possibilidade de apostar na gestão eletrônica de processos. Ela permite a digitalização dos artigos e torna o acesso às informações mais fácil, prático e rápido.

Dessa forma, os documentos buscados são encontrados com mais agilidade, ao mesmo tempo em que podem ser editados e compartilhados com total segurança. Vale lembrar que a ação só é possível para aqueles que têm acesso liberado por login e senha.

Isso promove o controle de todos os dados e todas as informações geradas, capturadas e armazenadas em cada área da organização. Além disso, garante a segurança contra vazamentos ou acesso a usuários não permitidos.

2. Padronização da informação

Cada setor pode categorizar os seus documentos da maneira que achar melhor, desde que mantenha um padrão no qual se garante a rastreabilidade dos arquivos. Afinal, se não for assim, o sistema perde a razão de ser e o trabalho continuará sendo prejudicado em razão da burocracia.

Como o foco dessa gestão é agilizar os processos e organizar as informações que estão no sistema, é preciso que os documentos sejam devidamente segmentados, para que possam ser localizados de forma precisa e rápida quando forem buscados. Sendo assim, a padronização dos documentos deve ser feita de acordo com um formato de armazenamento de arquivos pré-definido pela organização.

3. Maior agilidade nos processos

Somente o fato de diversos colaboradores poderem acessar e usar os documentos ao mesmo tempo e de diversas formas agiliza processos, já que isso pode ser feito de qualquer lugar e por quantas pessoas forem necessárias. A vantagem é a redução no desperdício de material para impressão e uso físico dos documentos.

Além de também trazer uma maior agilidade, proporcionando aumento da produtividade. Isso sem contar a possibilidade de consolidar o que foi acordado nas reuniões à distância por meio da assinatura de documentos, por exemplo.

4. Qualidade de comunicação interna nos setores

A uniformização do acesso aos dados traz consigo diversas vantagens, entre elas, a comunicação mais eficaz entre os setores. Os processos são amplamente conhecidos e mapeados, o que facilita a colocação de profissionais adequados para cada função, aumentando a satisfação e a qualidade do trabalho.

Além de tudo o que explicamos, o fluxo se torna mais integrado. Sem contar que as equipes ficam mais engajadas, visto que são disponibilizados dados e os processos estão mais claros para todos os envolvidos — que se sentem, de fato, dentro do fluxo e entendem todas as atividades que o compõem.

5. Obtenção de relatórios gerenciais

Uma das vantagens de investir na gestão eletrônica de processos é a possibilidade de obter relatórios gerenciais a respeito do andamento das atividades. Isso, por si só, contribui para aumentar o controle sobre os fluxos de trabalho.

A tecnologia faz desde a captura até o processo de recuperação das informações, em um processo totalmente otimizado. Ele ocorre por meio de uma leitura automatizada do texto disponível em cada arquivo. Consequentemente, os relatórios são completos e reais, ajudando a mostrar de fato como está cada setor ou conjunto de informações buscado.

6. Redução da perda de informação

Fazendo uso do armazenamento em nuvem, os documentos são salvos da deterioração pelo tempo ou danificação por acidentes, como incêndios e chuvas. Quando se trata de controlar dados, a gestão eletrônica de processos e documentos entra como uma grande aliada para evitar que problemas como esses ocorram.

Com uma solução armazenada em nuvem, os arquivos ficam totalmente seguros e não demandam a necessidade de uma rotina de backup (a não ser por parte da empresa que fornece a ferramenta).

Tudo isso contribui para que as organizações sejam beneficiadas tanto com a diminuição da burocracia envolvida no processo quanto com a redução de custos ligados a ele. Contar com a ajuda da tecnologia é, portanto, uma forma de obter mais eficiência, aliada à segurança dos dados.

7. Aperfeiçoamento da gestão de riscos

Outro fator que contribui para a segurança do sistema de gestão é o sigilo e a preservação do documento por meio de técnicas de criptografia, por exemplo. Um sistema de gestão eletrônica de processos e documentos eficaz diminui a necessidade de manter arquivos em papel.

Existe uma série de documentos que precisa ser guardada por um intervalo de, pelo menos, cinco anos. Se formos pensar em um armazenamento físico desses itens, já dá para imaginar a necessidade de contar com um bom espaço apenas para concentrar os arquivos.

Além disso, de acordo com a Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD), profissionais perdem até quatro semanas por ano buscando informações em arquivos físicos. Isso representa outro problema operacional.

Por outro lado, com a gestão eletrônica de processos e documentos, os usuários acessam os arquivos de forma mais rápida, segura e eficaz. Isso acontece graças à facilidade de rastrear as informações.

Na gestão governamental, isso não é diferente. Burocracia, papéis e arquivos fazem parte da rotina de diversos setores e roubam tempo que poderia ser melhor despendido no cumprimento de suas obrigações objetivas. Afinal, mobilidade, segurança e menor gasto de espaço são apenas alguns dos benefícios trazidos pela gestão eletrônica de processos, que ainda traz mais confiabilidade ao trabalho dos servidores.

Gostou deste artigo? Então, aproveite para saber mais sobre o gerenciamento eletrônico de documentos!

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