Como contar com softwares para otimizar serviços públicos digitais?

Os serviços públicos digitais estão se transformando em ferramentas cada vez mais importantes para o nosso cotidiano. Com a transformação digital, cada vez mais pessoas usam a tecnologia para acessá-los, tornando fundamental que a gestão pública seja eficiente nessas atividades.

Entretanto, processos obsoletos ainda geram impactos muito negativos na efetividade desses serviços. Pensando nisso, mostraremos aqui de que forma um software de gestão pode beneficiar o setor público, principalmente no que diz respeito à otimização de processos e o ganho de tempo. Confira!

Os impactos da falta de inovação tecnológica nos serviços públicos digitais

As demandas da população funcionam como um importante “termômetro” da eficiência do setor público. Os serviços oferecidos devem corresponder às necessidades identificadas, mas não basta simplesmente elaborar um plano — a eficiência na execução é crucial.

Hoje, a transformação digital vem ditando o ritmo da adoção de novas tecnologias no setor privado. No setor público, por outro lado, esse movimento é ainda um pouco mais discreto: métodos, estratégias e ferramentas mais antigas continuam predominantes em diversos órgãos de gestão.

Com isso, alguns impactos tendem a se tornar maiores, a começar pela falta de transparência. O cidadão de hoje quer também, além de um serviço público de qualidade, se manter informado sobre o que está sendo feito. Com processos burocráticos, principalmente usando papel impresso, isso se torna um grande desafio.

As leis da Transparência e do Acesso à Informação representam uma boa resposta a essa demanda social. Entretanto, é preciso traçar os objetivos e realmente colocar a tecnologia em prática — outra evidência bastante clara dessa necessidade é a morosidade dos processos atuais.

A falta de tempo é uma das maiores inimigas do serviço público. Seus impactos vão desde a demora na entrega de obras e serviços até o aumento do custo, a dificuldade de estabelecer parcerias, a falta de controle sobre os processos e daí em diante.

Uma tramitação de documentos para formalizar um convênio, por exemplo, muitas vezes leva semanas ou até meses para ser concluída. Um servidor elabora um documento e envia para outro responsável via correios; este, por sua vez, recebe e verifica que há uma necessidade de adequação; o documento é devolvido com instruções, refeito e reenviado.

Trata-se de uma prática extremamente ineficiente e, infelizmente, comum no setor público. E essas morosidades de processos prejudicam tanto a administração pública quanto a população como um todo.

Por outro lado, existem softwares que podem solucionar esse tipo de problema com muita eficiência. A seguir, falaremos de alguns dos principais benefícios que eles trazem.

Automatização de processos no serviço público

No exemplo citado anteriormente, o processo de solicitação e aprovação de um único documento provavelmente se arrastaria por dias ou semanas. O impacto na qualidade do serviço é extremamente negativo, principalmente se considerarmos que é causado por uma estratégia obsoleta de tramitação.

Com um software de gestão, a primeira grande mudança implementada é a automatização de processos. No exemplo em questão, isso significaria criar um documento digital e submetê-lo por meio de uma plataforma. O aprovador recebe então uma notificação por e-mail imediatamente e pode acessar o documento.

Se alguma modificação for necessária, ele pode deixar as observações na plataforma e será a vez do solicitante receber um alerta por e-mail. Ele faz as correções e pronto! Em questão de minutos, o processo pode ser aprovado e encaminhado para a próxima etapa.

Trata-se de uma tendência importante da transformação digital: automatizar processos, substituindo ações burocráticas (impressão e envio por correios) por passos simples. O resultado é um ganho de tempo significativo, assim como a facilitação do trabalho de todos os envolvidos.

Maior produtividade

Com a diminuição dos processos mais burocráticos, o servidor público pode focar seu tempo nas atividades que realmente importam. Em outras palavras, um software de gestão pode aumentar a produtividade tanto a nível individual quanto coletivo.

Um gestor, por exemplo, costuma tomar diversas decisões todos os dias — e isso depende de análises exaustivas de documentos. Integrando diferentes setores em uma única plataforma digital, essas decisões se tornam mais acertadas, já que o acesso aos dados é mais fácil e rápido.

Vale destacar que o próprio desempenho dos servidores pode ser avaliado com mais precisão pelo gestor por meio do uso de indicadores. Assim, é possível adotar treinamentos e outras ferramentas para capacitação profissional que façam do serviço público um ambiente de referência em qualidade e inovação.

Gestão otimizada de fornecedores

Outra atividade que pode ser rapidamente otimizada é a gestão de fornecedores. Com os dados cadastrados em um software, o gestor faz levantamentos mais rápidos sobre as opções para cada serviço ou produto, envia pedidos de orçamento e fecha contratos com mais rapidez.

O planejamento como um todo se torna melhor. Secretarias de educação e unidades de ensino, por exemplo, podem adotar sistemas de gestão da alimentação escolar para otimizar desde a elaboração de cardápios até a compra dos alimentos.

Consequentemente, a qualidade do serviço se torna cada vez maior — e isso é perceptível para a população.

Gerenciamento efetivo de demandas

Perceber que itens essenciais para a população estão em falta pode ser algo ruim. No entanto, o excesso também pode ser um problema enorme para o setor público, principalmente devido aos gastos que isso gera para o armazenamento. Assim, o papel do software de gestão passa a ser o de manter um equilíbrio saudável dos ativos do setor público.

Esse estoque, quando controlado em um ambiente digital, conta com indicadores mais precisos das demandas da população. Um posto de saúde, por exemplo, deve ter uma resposta rápida dos órgãos responsáveis pela reposição de remédios e outros materiais de uso hospitalar.

Com os itens cadastrados no software, o próprio gestor pode acompanhar a queda no estoque e solicitar novas compras, agendando as entregas e evitando que os produtos estejam em falta ou em excesso. Trata-se de uma gestão completa e otimizada das demandas para cada item individualmente.

Por fim, vale destacar também que essas medidas inserem o setor público em um movimento de inovação constante. As tecnologias passam a fazer parte da rotina dos servidores, assim como as discussões sobre outras ferramentas que podem otimizar ainda mais esses processos.

Os serviços públicos digitais podem se tornar uma referência definitiva para a população. Coloque a tecnologia para trabalhar a seu favor e adote soluções que atendam às demandas específicas do seu setor!

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