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Boas práticas de convênios na gestão pública

Escrito por:Digix 02/12/2021 3 min

A celebração de convênios na gestão pública com outras instituições é o resultado de diversas etapas que incluem o recebimento da solicitação, análise de documentos, minuta, plano de trabalho, entre outros procedimentos.

Para que haja legalidade no ato, os documentos precisam ser enviados corretamente pelo solicitante e ser analisados detalhadamente pelos técnicos da gestão pública – atividade que muitas vezes é realizada por diferentes setores e, por isso, acaba se tornando mais morosa.

Essa lentidão ocorre, principalmente, quando os processos são físicos, porque aquele mesmo documento tem que ser tramitado em momentos distintos para cada setor e ainda respeitar a ordem de chegada das outras demandas existentes.

Mas esse cenário pode ser desburocratizado com a realização de algumas medidas. Abaixo você vai conferir as boas práticas da coordenadoria de convênios da Secretaria de Estado de Educação de Mato Grosso do Sul (SED-MS).

Antes, os processos de convênios mais rápidos da SED eram finalizados em 60 dias; outros chegavam a 180 dias. Para ganhar agilidade nas parcerias estratégicas, a coordenadoria focou em três vertentes: modernizar os processos, comunicação com os parceiros e legalidade.

No primeiro momento foi realizado um estudo de fluxos. Analisaram processo por processo, tempo de respostas, legislações e optaram por especializar os técnicos em convênios e não apenas em processos.

Outro ponto primordial apontado pela coordenadoria de convênios para alcançar celeridade é o fortalecimento da comunicação em tempo real com os parceiros e todos envolvidos.

De acordo com o coordenador de convênios da SED, Alessandro Perassoli, a melhor forma de comunicação é com a utilização de sistemas eletrônicos, que permite mais precisão e melhores resultados.

“Eu não vejo a agilidade sem um sistema de comunicação muito bom e que seja um regrador de negócios. O maior ganho do processo inserido no sistema é colocá-lo em dois lugares ao mesmo tempo”, destacou.

Desta forma, os setores envolvidos conseguem analisar em conjunto e proporcionar devolutivas mais rápidas. Quando um documento é reprovado, por exemplo, o interessado fica sabendo em tempo real.

Na SED, o sistema utilizado para a gestão de convênios é o Nexxus, aliado ao Papel Zero que realiza a tramitação de documentos eletronicamente. A solução tecnológica preza pela usuabilidade, ou seja, que o solicitante consiga elaborar um convênio de maneira autodidata, mesmo sendo o seu primeiro contato com o processo.

“A fundamentação de convênio é muito ampla, mas o Nexxus consegue dar esse regramento ao interessado de como elaborar o convênio, quase como uma formação rápida”, analisou Alessandro.

Com a migração para o meio digital, os processos também ganharam mais confiabilidade, legalidade com a assinatura digital e transparência. Isso porque as informações tanto de solicitações, como de convênios celebrados, são disponibilizadas para os interessados em tempo real.

Esses são os três pilares que garantiram mais celeridade ao trâmite e o aumento de parcerias estratégicas celebradas ano a ano. Se você deseja resultados semelhantes, a dica é para implementar essas boas práticas na sua gestão.

Também é possível solicitar uma demonstração do Nexxus para conferir na prática como a tecnologia pode alavancar ainda mais os resultados da sua gestão governamental. Basta clicar aqui.

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