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Assinatura digital transforma gestão pública

Escrito por:Digix 31/01/2022 6 min

Eliminação de impressões, economia de tempo e segurança são vantagens da ferramenta

A tecnologia vem cada vez mais transformando o dia a dia das pessoas. Muito mais do que facilitar a comunicação, ela é responsável em trazer agilidade e eficiência em diversos segmentos. Um exemplo disso é o uso da assinatura digital na gestão pública, uma ferramenta que permite assinar documentos, como contratos, procurações, atestados e diversos outros de maneira eletrônica, eliminando a necessidade de assinar fisicamente esses papéis.

A assinatura digital traz ainda diversas vantagens, dentre elas a economia de tempo. Ela pode ser feita de qualquer lugar a todo momento de maneira muito rápida e ágil. Não leva mais que alguns segundos para assinar digitalmente um documento. Além disso, é extremamente segura, uma vez que todo o processo é criptografado. Outro ponto importante está na redução de custos. Não é preciso mais pagar taxas de cartório e nem se deslocar para esses lugares a fim de resolver determinados trâmites. Tudo é realizado no ambiente on-line.

Se isso já pode facilitar a vida de pessoas físicas e empresas, na gestão pública, então, os benefícios atingem uma esfera ainda maior, pois elimina burocracias e otimiza processos que podem melhorar a vida dos cidadãos. Basta lembrar que, no serviço público, os trâmites internos dependem de uma série de documentos que precisam ser impressos e assinados, para se tornarem válidos. O grande problema está no volume. Os documentos, por vezes acabam se acumulando, as assinaturas são feitas conforme a prioridade de cada tipo de procedimento e, dessa maneira, pode ocorrer demora nos processos.

Segundo a coordenadora de Relações Governamentais da Digix, Iara Damasceno, essa prática é cada vez mais comum na administração pública, mas ainda gera algumas dúvidas. A principal delas é sobre a validade jurídica desses documentos. Iara explica que desde 24 de agosto de 2001, quando entrou em vigor a medida provisória nº 2.200-2, os documentos eletrônicos passaram a ter validade jurídica. “A legalidade não é exclusividade para a assinatura eletrônica com certificação digital. Qualquer outra forma de assinatura eletrônica também é válida, desde que admitida pelas partes ou aceita pela pessoa a quem for oposto o documento”, explica.

Facilidades

Para trazer ainda mais benefícios para a gestão pública, a assinatura digital pode ser unificada com outras funcionalidades, o que é o caso do Papel Zero, uma solução tecnológica desenvolvida pela Digix, empresa de tecnologia com mais de 20 anos de mercado. O software possibilita que os processos dentro da administração pública sejam tramitados de forma eletrônica, o que agiliza o trabalho dos servidores públicos e a entrega de serviços à população.

Em Mato Grosso do Sul, o Papel Zero é utilizado desde 2017 no departamento de convênios da Secretaria de Estado de Educação (SED). O programa auxilia nos trâmites de transporte escolar rural e em demandas referentes ao FUNDEB (Fundo de Manutenção e Desenvolvimento da Educação Básica e de Valorização dos Profissionais da Educação). Em maio de 2019, ele passou a ser utilizado também no setor de Recursos Humanos, facilitando a tramitação de exonerações, convocações, férias, licenças, entre outros processos, aumentando a produtividade e diminuindo a morosidade dos procedimentos.

Para se ter uma ideia, apenas na SED, até o momento, mais de 69 mil processos já foram cadastrados utilizando o software e mais de 1.800.000 folhas de papel deixaram de ser impressas graças ao seu uso.

A economia de tempo também é prioridade no uso do programa. Uma das possibilidades dentro da ferramenta é realizar assinaturas em lote, possibilitando assinar vários documentos de uma só vez, economizando horas de trabalho para as equipes. Além disso, não há um limite para a quantidade de signatários de um documento e a solicitação pode ser encaminhada, simultaneamente, para todos os signatários, proporcionando mais agilidade ao processo e eliminando a possibilidade de perdas e extravio de documentos.

Esses documentos ainda podem ser compartilhados com pessoas que não possuem acesso ao sistema para realizarem a assinatura e/ou consulta. Se for necessário assinar, também é possível escolher o tipo ideal para aquele signatário, seja digital ou eletrônica. Outro ponto positivo é que além de não precisar de documentos físicos, a assinatura digital pode ser realizada direto do celular. “Com a união da assinatura digital com soluções tecnológicas, a gestão pública consegue reduzir o tempo para assinar e gerenciar os processos de uma forma rápida e, principalmente, segura”, pontua Iara.

Vale reforçar ainda, segundo Iara, que essas assinaturas digitais têm certificado digital ICP Brasil, que conferem segurança e legitimidade ao processo. Com ele, cada assinatura associa uma entidade, pessoa, processo ou servidor a um par de chaves criptográficas, o que a torna extremamente personalizada e pode até ser comparada ao RG, no ambiente físico. Um demonstrativo de sua praticidade é o volume de trâmites realizados. Até hoje, com o uso do Papel Zero, já foram realizadas mais de 300 mil assinaturas eletrônicas (com login e senha), cerca de 12.650 assinaturas digitais (com token homologado pela ICP Brasil), mais de 7800 assinaturas externas e quase 5 mil assinaturas em lote.

Hoje, além da Secretaria de Estado de Educação de Mato Grosso do Sul (SED), o Papel Zero também é utilizado na Sanesul e está em fase de implantação na Secretaria de Estado de Fazenda (Sefaz).

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