6 benefícios de usar um sistema para controlar a gestão pública

A produtividade do setor público ganhou um grande impulso com a transformação digital e os avanços tecnológicos dos últimos anos. Por isso, o uso de ferramentas inovadoras tornou-se uma questão estratégica. Afinal, um sistema para gestão pública traz consigo uma série de benefícios, tanto para a população quanto para os servidores.

Ainda assim, é natural ter dúvidas sobre quais seriam essas vantagens. Afinal, você conhece os impactos causados no setor público por esse tipo de solução?

Para que você entenda o impacto dessa nova era da tecnologia, mostraremos a seguir os 6 principais benefícios que a utilização de um sistema pode trazer para a gestão pública. Confira!

1. Auxílio na tomada de decisão

Uma importante tendência da transformação digital é promover o uso de dados para auxiliar os profissionais nas tomadas de decisão do dia a dia. Atualmente, qualquer processo baseado simplesmente no feeling do gestor traz consigo uma série de riscos. Afinal, não é possível prever com clareza seu resultado e os impactos secundários.

O uso de um sistema de gestão permite coletar e processar dados de forma sistematizada. Com isso, são geradas informações relevantes com base na análise de indicadores que dão ao gestor mais controle sobre suas decisões.

Consequentemente, é possível se planejar com mais eficiência e colher os resultados esperados, aumentando a taxa de sucesso das ações.

2. Otimização de tempo

Dois dos grandes desafios do setor público continuam sendo a burocracia e o tempo gasto com ela. Uma das causas disso é a morosidade de procedimentos documentados em papel e, muitas vezes, tramitados via correio. O uso de um sistema na gestão pública, como o Nexxus por exemplo, pode dar vida nova a essas práticas.

Com ele, é possível a tramitação eletrônica de documentos com o acompanhamento de cada etapa do processo em tempo real, agilizando processos significativamente.

Uma solicitação é feita no ambiente online. Os documentos são digitalizados e enviados diretamente para o aprovador. Caso algum ajuste seja necessário, ele pode informar e devolver o processo em poucos instantes.

O solicitante, então, recebe a mensagem e faz as adequações. Do início ao fim do processo, o que antes demoraria semanas agora pode ser feito em minutos!

Com o Nexxus, a SED do Mato Grosso do Sul (MS), reduziu em 66% o tempo necessário para celebrar convênios estaduais. Esse é um dos grandes diferenciais desses softwares: otimizar o tempo dos servidores, beneficiando todos os envolvidos — além, é claro, da população.

3. Aumento da produtividade

Reduzir o tempo gasto pelos servidores nas tarefas de rotina tem um impacto direto, e extremamente positivo, na sua produtividade. Esse é um dos fatores essenciais da transformação digital: por meio da tecnologia, reduzir o volume de trabalho repetitivo e permitir que os profissionais foquem nas atividades que exigem criatividade e tomadas de decisão.

Uma solução de gestão faz isso de diversas formas. No exemplo dado acima, o impacto ocorre devido à aceleração de um processo. Quanto à rotina dos próprios servidores, o que a solução oferece é um mecanismo mais eficiente para gestão dos dados utilizados no dia a dia.

Registrar e consultar informações, por exemplo, deixa de ser uma tarefa que envolve uma visita a um grande arquivo de material impresso. Em poucos cliques, a pessoa encontra o que procura e dá andamento ao processo.

O trabalho em geral se torna mais dinâmico, aumentando significativamente a produtividade em todos os setores. Soma-se a isso o fato de que a redução do tempo gasto em cada atividade abre espaço para que os servidores foquem em outras tarefas.

Ou seja, uma equipe menor é capaz de fazer muito mais.

4. Redução de custos

Qualquer mudança operacional no setor público traz consigo a necessidade de uma avaliação dos impactos financeiros que isso pode causar. Nesse caso, o cenário é extremamente positivo, já que um sistema de gestão gera aumento de produtividade, reduz o tempo de tramitação de processos e agiliza o trabalho como um todo.

No entanto, temos ainda outro benefício ligado à essência dessa solução digital: a redução do uso de papel impresso. Um software de gestão abre as portas para essa nova era do setor público chamada Papel Zero. Trata-se de um momento importante de transição, em que a grande maioria das atividades é transferida para o ambiente digital.

Isso não só otimiza o trabalho, como mostramos anteriormente, mas reduz drasticamente os custos com folhas, além de tinta e equipamentos de impressão. Consequentemente, o retorno sobre o investimento no sistema é rápido e os órgãos de gestão podem redirecionar esses valores para outros projetos.

5. Segurança dos dados

A digitalização dos dados não só favorece a redução do uso de papel como aumenta o grau de controle sobre informações sigilosas. O risco de perda ou extravio de um documento confidencial, por exemplo, deixa de existir. Na prática, os arquivos ficam salvos em um ambiente seguro e acessível, com o devido nível de controle.

Por meio de um sistema de gestão de identificação digital, é possível estabelecer o que cada servidor pode acessar, além de monitorar o que tem sido consultado ou copiado do servidor.

Vale destacar a dinamicidade que isso dá ao trabalho dos gestores, pois eles podem acessar informações de onde estiverem — sem a necessidade de solicitar o envio de um documento por correios, por exemplo, quando estiverem longe do local de trabalho.

6. Mais transparência

As demandas da população também passam por mudanças ao longo do tempo. Nesse sentido, as novas gerações — com acesso facilitado à internet e com interesse crescente na política pública — exigem cada vez mais o acesso às informações relacionadas à gestão pública.

Trata-se, é claro, de um direito básico do cidadão. No entanto, a burocracia sempre foi um obstáculo para isso, já que por muito tempo uma consulta exigia visitar um órgão público, enfrentar longas filas, fazer requerimentos etc. A realidade atual, por outro lado, é bem mais simples.

O uso de um sistema de gestão promove um nível de transparência inigualável para quaisquer órgãos do setor público. Da mesma forma que a legislação federal é continuamente atualizada no site do Planalto, essa ferramenta permite dar à população o acesso às informações que ela procura, seja qual for o serviço em questão.

Na educação pública, por exemplo, as escolas podem fornecer dados dos alunos em formato de boletim digital, para que eles consultem sem precisar se dirigir ao colégio. A prefeitura, por sua vez, pode atualizar dados sobre obras, serviços, eventos e diversas outras atividades promovidas por cada setor.

Trata-se de uma nova era de transparência, na qual a população tem acesso à informação sem sair de casa. A tendência é que isso gere uma nova geração muito mais participativa e consciente sobre o que está sendo feito na sua região.

Como você pode ver, trata-se de mudanças importantes, que só a tecnologia seria capaz de proporcionar. Os benefícios de um sistema para gestão pública alcançam não só os servidores, mas a população como um todo e os serviços direcionados a ela!

Quer saber como esse tipo de solução pode ser implantada no órgão de gestão? Entre em contato conosco e entenda o que podemos fazer pelo setor público!

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