A burocracia na administração pública é um assunto delicado. Por mais que seja necessário haver mecanismos de controle e gestão dos processos, o excesso de documentos muitas vezes se torna um obstáculo. Entretanto, a tecnologia oferece maneiras cada vez mais inovadoras de reduzir esse impacto.

Foi partindo desse pensamento que surgiu o conceito de Mínima Burocracia Viável (MBV). Principalmente com a ascensão da transformação digital, é fundamental colocar em prática estratégias e ferramentas que otimizem os processos e reduzam a papelada desnecessária.

Para mostrar como isso pode ser feito, falaremos aqui sobre o MBV, o papel que ele desempenha e o impacto da tecnologia em sua implementação. Acompanhe!

O que é Mínima Burocracia Viável?

O conceito de MBV não está diretamente ligado à transformação digital e às novas tecnologias, ainda que suas possibilidades tenham sido bastante ampliadas com os avanços recentes. O termo foi cunhado por Henrik Kniberg, um especialista que alcançou resultados impressionantes com sua implementação no Spotify e na Lego.

O objetivo por trás das práticas sugeridas é o de solucionar problemas reais de forma descomplicada — sem que isso comprometa a gestão dos processos. O termo burocracia carrega hoje um significado negativo de atividade pública, regulamento fixo e pouco maleável, rotina inflexível etc.

Consequentemente, nos remete a uma sensação de lentidão. Por isso, quanto menor a burocracia envolvida em processos de gestão pública, melhor. O objetivo é garantir um serviço eficiente, melhorando a experiência dos cidadãos com os servidores e o governo como um todo.

Dito isso, devemos compreender a Mínima Burocracia Viável como uma abordagem realizada por meio de processos ágeis. Isso exige pensar de forma descomplicada, visando em primeiro lugar a solução do problema dentro de um escopo que estabeleça a menor quantidade possível de registros e documentos.

O ponto mais importante dessa prática está na identificação de quais são as informações relevantes que não podem ser deixadas de lado. Entretanto, há um pensamento muito difundido no Brasil que dificulta inovar e agir de forma disruptiva.

Geralmente, quando alguém reafirma que “sempre foi assim e funcionou”, algo extremamente atrasado se mantém em funcionamento. Com os avanços da tecnologia e as diferentes mudanças pelas quais estamos passando, uma estratégia que antes era bastante eficiente pode ser hoje totalmente obsoleta.

É crucial ter em mente que não se melhora apenas o que está ruim. O setor público precisa adotar uma cultura de inovação, na qual todos estejam engajados na busca por melhoria constante. O uso da tecnologia, por sua vez, não significa apenas adotar ferramentas mais sofisticadas para realizar os mesmos procedimentos.

A MBV permite, por exemplo, uma reformulação na prática de uso de papéis, assinaturas carimbos e demais mecanismos de legitimação dos documentos. Com redes digitais seguras e ágeis, a tendência é que esse sistema se torne gradualmente obsoleto.

Além de gerar uma morosidade desnecessária, os custos com material impresso são bem mais altos.

Por que organizar a burocracia em processos ágeis?

Em primeiro lugar, temos a questão da morosidade. Não faz sentido manter práticas atrasadas pela falta de confiança em novas tecnologias. Muita gente se nega, por exemplo, a confiar no uso do internet banking para gerenciar o próprio dinheiro. Entretanto, o que essas pessoas não percebem é que todas as transações já são feitas digitalmente — seja na máquina de cartão de crédito ou no caixa eletrônico.

O ideal é que por trás da organização burocrática em processos ágeis esteja a eliminação de etapas desnecessárias. Basta olhar para a expectativa dos cidadãos de hoje frente ao serviço público: eles esperam resolver os problemas de uma só vez, preferencialmente pelo computador ou smartphone.

Idas e vindas a postos de atendimento são extremamente indesejadas, assim como depender de complexos processos para acessar um serviço. Quando isso não ocorre, fica evidente a falta de autonomia dos órgãos públicos. Basta imaginar os pais de um aluno que pretendem acompanhar o desempenho do filho na escola.

Se for preciso ir até a escola, agendar horários controlados por uma planilha impressa e esperar a coordenação levantar os dados com a secretaria da educação, o processo se torna tão longo que os interessados desistem.

Para visualizar um cenário alternativo mais eficiente, é interessante verificar de que forma a tecnologia pode e deve ser inserida nesse contexto.

Como a tecnologia pode reduzir a burocracia?

No exemplo apresentado acima, muito pode ser feito por meio de um sistema que unifica as informações e tira a burocracia desnecessária do caminho do usuário. A Secretaria Escolar Digital, já implantada em cidades como Diadema, é um projeto de sucesso nesse sentido.

E a mesma lógica pode ser aplicada a serviços de saúde, direitos trabalhistas, emissão de passaportes etc. Isso já é feito, graças à implementação do programa Brasil Eficiente. Cerca de 80% dos bancos de dados do setor público são integrados e podem ser acessados por diferentes plataformas — e esses dados não podem ser ignorados!

A tecnologia está no centro do movimento de otimização dos serviços voltados à população. A tendência é que, em um futuro próximo, todos os processos relacionados à administração pública sejam unificados em um único sistema de acesso multilateral.

Em outras palavras, tanto os servidores quanto a população terão acesso às informações no ambiente digital, cada um de acordo com sua permissão de acesso. E isso pode ser evidenciado em algumas práticas que a tecnologia viabiliza para a diminuição da burocracia.

Migração para a nuvem

Além da redução do uso de papel impresso, é possível migrar plataformas inteiras para a nuvem. Isso significa que o sistema pode ser acessado de qualquer lugar, evitando a necessidade de enviar documentos pelo correio — basta estar conectado à internet.

Aprovação mais rápida de documentos

Um dos grandes inimigos de uma metodologia ágil é o sistema atual de solicitações e aprovações. Em geral, isso é feito por meio do envio de documentos que precisam ser avaliados, assinados e reenviados — muitas vezes, com pedidos de ajuste que envolvem um novo envio para análise.

Hoje, a tecnologia oferece sistemas específicos para submissão digital e aprovação imediata. O processo deixa de estar refém de serviços de entrega e elimina o intervalo de tempo — que pode demorar dias — entre o envio e o recebimento.

Basta logar no sistema e solicitar uma aprovação que imediatamente o responsável por isso recebe uma notificação para verificar a questão. Tramitações que demoravam semanas agora podem ser feitas em minutos.

Adoção de novos canais de comunicação

O e-mails são hoje documentos tão legítimos quanto contratos simples. Antigamente, era comum que o mais simples contato precisasse de um protocolo para gerar um número e validar um procedimento.

Transferindo essa ideia para o ambiente digital, o registro dos contatos entre servidores se torna mais ágil e desburocratizado. O mesmo se aplica a reuniões que podem ser feitas via videoconferência, evitando longos atrasos causados pela demora no agendamento e o deslocamento dos envolvidos até um mesmo local.

Como você pode ver, são questões que fazem uma diferença significativa no dia a dia do funcionário público. A tecnologia deve proporcionar, por meio da Mínima Burocracia Viável, um funcionamento mais dinâmico e eficiente do setor.

Faça uma avaliação em seus departamentos e veja como essa pode ser uma estratégia valiosa para elevar o desempenho de todos a um novo patamar de qualidade!

Se quer saber ainda mais sobre o assunto, veja também nosso post sobre sustentabilidade pública e a possibilidade de implantar em um governo sem papel impresso!