Com um grande número de processos importantes que precisam ser documentados, é difícil pensar na possibilidade de reduzir a quantidade de relatórios produzidos no setor público. A todo tempo, milhares de papéis são gastos com impressões desses registros, o que não é uma prática sustentável.

Para que todo o órgão em que você trabalha reduza o consumo de papel, compartilhamos com você 5 dicas especiais para começar a implementar o quanto antes e ver os resultados positivos na prática. Continue a leitura para saber mais!

Os altos custos do consumo de papel

O uso de computadores nas empresas foi um grande passo para a redução do consumo de papel em todo o mundo. Porém, é difícil se desfazer de alguns hábitos: as pessoas continuam utilizando as folhas, mas com todo documento ou relatório sendo impresso para armazenamento.

No setor público, essa também é uma prática recorrente. A Província de Mendoza, na Argentina, afirmou em 2016 que eram gastos anualmente pelos órgãos públicos cerca de 1 milhão de pesos argentinos (o que equivale a mais de R$ 88 mil reais na cotação de 2019) em 10 toneladas de papel, que serviam apenas para a impressão de contracheques.

Essa é apenas uma parcela do custo, que ainda envolve todos os materiais utilizados, como impressoras, tintas e energia elétrica. Os recursos desperdiçados com essa prática poderiam ser destinados a milhares de outras iniciativas que beneficiassem não só a própria administração municipal, como também a toda população mendocina.

Os impactos da mudança de hábito

Segundo um artigo da consultoria americana Gartner, é possível diminuir de 10% a 30% dos custos quando são aplicadas políticas para a redução de reproduções em papel. Foi essa a atitude do governo de Mendoza: desde 2016, iniciou-se a implementação do Sistema de Gestão Documental Eletrônica, com a finalidade de:

  • economizar mais dinheiro público;
  • contribuir com a preservação do meio ambiente;
  • modernizar a gestão pública.

O governo anunciou que, até o momento, já foram poupados 5 milhões de pesos argentinos com essa prática. A ideia é que em 2019 o papel seja completamente eliminado dos procedimentos públicos mendocinos, o que faz parte de um compromisso federal firmado pela Província de Mendoza para desburocratização.

5 dicas incríveis para eliminar as impressões

Agora que você já sabe o quanto a economia de papel pode ajudar a organização que você trabalha e o meio ambiente, confira as dicas que preparamos para que você implemente no seu local de trabalho. Algumas delas foram utilizadas pelo governo mendocino!

1. Faça uma campanha interna sobre consumo de papel

O ideal é conscientizar toda a equipe sobre as vantagens econômicas e a possibilidade de contribuir para a preservação da natureza por meio da redução do uso de papel no dia a dia. A atitude deve incentivar não só a diminuição das impressões de milhares de documentos, como também do uso excessivo de post-its, blocos e cadernos para anotar recados ou lembretes.

Apresente aos colaboradores alguns recursos digitais como o Google Keep, uma ferramenta online e gratuita para adicionar notas, listas e o que preferir nos formatos de texto, imagem e áudio. É possível acessá-la pelo computador e pelo celular, oferecendo também a vantagem da mobilidade e de não correr o risco de perder as anotações — o que acontece frequentemente com papéis.

Os textos maiores e registros importantes podem ser produzidos e armazenados em editores online ou softwares de texto instalados nos computadores, o que facilita inclusive o compartilhamento com outras pessoas e tornam desnecessárias as fotocópias para todos do setor.

2. Reconfigure as impressoras

Uma forma simples de economizar a quantidade de papéis utilizados para impressão é selecionar a opção “imprimir em frente e verso” e deixá-la como uma configuração padrão. Um documento de 10 páginas que não pode deixar de ser impresso gastaria apenas 5 folhas, o que já é um grande passo.

Algo que deve ser evitado é a reprodução de páginas diretamente da internet, já que elas estão repletas de banners, rodapés e outros elementos que ocupam espaço e fazem você gastar mais folhas que o necessário. Caso precise de alguma informação, capture a imagem da tela com apenas as informações que precisa ou copie apenas o texto e cole em um editor.

Também é preciso utilizar tintas e toners de qualidade, para evitar que o excesso de material provoque manchas nas folhas, o que é um dos motivos para descarte de impressões. Caso esse problema tenha acontecido, reaproveite: faça da folha um rascunho para anotação ou guarde para utilizá-la em um outro momento.

3. Utilize a assinatura digital

As novas tecnologias trazem para a rotina facilidades como a assinatura digital, que elimina a necessidade de imprimir documentos para serem firmados. Essa é uma solução completamente segura, pois utiliza a criptografia e a certificação digital para evitar violações e confirmar a autenticidade dos registros.

A Digix oferece à sua organização essa facilidade por meio da ferramenta Papel Zero, que dá validade jurídica a todos os seus documentos com a assinatura digital, certificada com os padrões da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil).

4. Armazene os documentos em nuvem

Economizar no consumo de papel também significa ter mais espaços no ambiente de trabalho. Isso porque você não precisa de arquivos gigantes para guardar tudo o que foi impresso: com os documentos online, tudo fica armazenado em nuvem. Mas o que isso significa?

As nuvens são serviços digitais para que a sua organização possa utilizar como um repositório online. Você pode criar pastas e categorias para facilitar o controle e a busca de registros e conta também com a facilidade e agilidade de tramitação pela internet. Com essa solução, aqueles documentos que você e a sua equipe autenticaram por meio da assinatura digital não precisam ser impressos.

5. Automatize e digitalize processos

No setor público, ainda são comuns os processos feitos de forma manual. Esse é um problema que causa lentidão, baixa produtividade e, ainda, faz com que mais folhas de papel sejam gastas. Assim como já vem ocorrendo há algum tempo no setor privado, é preciso que os órgãos governamentais comecem a modernizar e aderir à transformação digital.

Já estão disponíveis no mercado softwares totalmente desenvolvidos para atender às necessidades desse setor, como as soluções da Digix. Com a automatização e digitalização de processos, as organizações tornam-se mais efetivas e reduzem diversos custos recorrentes.

Com a sustentabilidade sendo tratada como algo prioritário nos mais diversos setores da sociedade, pensar na redução do consumo de papel se torna cada vez mais necessário. É fundamental que as organizações comecem a implementar, o quanto antes, soluções que incentivem essas práticas sustentáveis e tornem o ambiente de trabalho cada vez mais digital.

O que você acha de começar a implementar essa melhoria no seu local de trabalho? Entre em contato conosco e descubra como a Digix pode ajudá-lo!